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Excel数据整理之数据归类的分级显示和分类汇总的认识

这节是数据整理最后一课,我们将学习数据归类的两个内容。

第一个是分级显示,也可以称为组合;

第二个是分类汇总,这个功能在日常工作中比较常用,而且有不少的特殊作用。

下面就通过实例来分别介绍两部分内容的快速认识和上手应用。

一、分级显示和组合

分级显示的目的是为了将数据表按照不同层级进行分级,来控制明细数据的显示。

这个数据表中包含了2020年及2021年的每月销售数据,因此整个数据表的列数非常多,现在我们需要设置一个组合,将2021年之前的数据全部隐藏。

而如果进行分级显示的操作,则可以将这部分数据组合到一起,并设置一个快捷查看的按钮。

具体是什么样的效果,我们接着来看下面的动图操作。

拉取2021年之前所有月销售数据列,然后点击数据工具栏,在其功能区中点击“组合”选项。

在数据表的左上方出现了1和2两个按钮,可以视作是两个分级。点击分级1,它只显示了2021年的销售数据,当点击分级2,则会显示出刚才进行组合的2020年月销售数据。

在这个场景中,看似1级和2级没有明细的层级属性,用组合来定义这个操作反而更合适。但实际上,我们可以将完整的数据表视为一个整体,即第2级的数据表,而隐藏了2020年销售数据的数据表则是一个不完整只包含部分数据的数据表,则可以视为第1级的数据表。

当然,这个案例是比较浅显的,相当于只有两个层级,在更专业的分级显示中,可以将数据表设置最多八个层级的分级。

当分级显示用于处理包含大量数据具有层次关系的数据表,我们只要知道有这个功能,知道如何创建组合即可!

二、分类汇总

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