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Excel 数据透视表怎么做

前面分享了几个 Excel 公式的使用方法,很受大家欢迎,特别是 vlookup 函数的使用那一篇。这篇先不讲函数,讲讲另一个很实用也很强大的功能——数据透视表。

可能很多人知道数据透视表这个东西,但是不知道怎么用。其实可能大家不知道的是,平时日常里面做的很多人工的统计工作,包括使用函数实现的,都可以用数据透视表来实现。那么数据透视表怎么做呢?看完这篇文章你就能掌握!

先看看数据透视表的位置,它位于菜单栏的中“插入”下面,最左侧就是了:

我先做一个动图生成一个数据透视表,然后再拆分讲解:

数据透视表的用法

上面的动图显示了如何使用数据透视表来分别统计每个年级的男、女生数量。如果动图太小看不清,没关系,下面会有分步说明(但只在关键步骤截图)。

先选中将要进行统计的单元格区域,然后从菜单栏中依次点击“插入”、“数据透视表”,此时会弹出“数据透视表”对话框:

对话框中的项应该都好理解。这一步主要是需要选择中间那里“选择放置数据透视表的位置”,默认是放在新工作表中,前面的动图为了方便起见,我选择了第二项“现有工作表”,选择了第二项之后,会需要在“位置”那里选择一个具体的单元格,直接用鼠标点击选择再按下回车键即可(当然也可以手动输入)。我这里选择为 O5:

再点确定就能看到在 O5 的位置出现了一个数据透视表控件,同时右侧会自动弹出“数据透视表字段”页面:

数据透视表字段

这里需要注意的是,使用数据透视表时,默认会将数据区域的第一行作为标题行。所以上图的右上角中的“字段”即是数据区域中的第一行的内容。接下来是关键的一步。

上图右下角处有4个空白区域,分别是筛选、列、行、值。我们要统计每个年级的人男女生人数,将年级放在行显示,性别放在列显示。所在首先将年级字段拖到“行”内:

选择行

拖放完后,可以看到在O5位置的数据透视表中出现了所有年级(去重后的)作为行标签,同时字段区域中的“年级”左侧的勾选框已被自动勾上。

然后把“性别”字段拖到“列”区域内:

选择列

剩下的就是我们需要统计的数据内容了。因为我们要统计的是人数,在当前的例子中,“人数”跟“行数”是相同的,即数据有多少行,就代表有多少个人。同时由于所有字段都没有空白行,所以任意一个字段(列)统计出来的结果都应该是一样的。所以理论上在“值”区域中,我们可以拖放任意一个字段来进行统计。为规范起见,我们这里根据学号来进行统计,因为一个学生可能分数的记录是空的,但必然有学号。结果如下:

统计结果

可以看到,在数据透视表中,已经自动地统计出来每个年级的男生、女生人数分别有多少了。而且会自动添加行总计、列总计项。

当用鼠标点击数据透视表中的任意区域时,在 Excel 菜单栏中会出现数据透视表的两个专用菜单,分别是“数据透视表分析”和“设计”。如下图:

数据透视表菜单

如果不想让数据透视表显示行总计和列总计,可以在“设计”菜单下,选择“总计”-“对行和列禁用”即可

禁用行和列总计

此外还有很重要的一点,在“数据透视表字段”右下角的“值”那里,我们当前拖放的字段是“学号”,因为“学号”是字符值,所以默认会使用“计数项”来统计,如果我们拖放的是语文、数学、英语中的任一项,则默认会使用“求和项”来统计,因为这三列都是数值型:

统计方式

可以通过点击“值”中的字段,选择“值字段设置”,在弹出来的对话框中来选择不同的统计方式:

值字段设置 计算类型选择

数据透视表还有很多其它的设置项可以允许我们进行个性化,大家可以多去尝试探索。有其他疑问,也可以向我提问或者留言评论

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