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Excel学习,正确认识11种单元格格式,减少80%的表格操作错误

表格里输入的数字怎么都成了E+身份证号码咋变000单元格左上角咋有个绿三角求和怎么不行输入的0去哪了等等

今天我们就来认识下单元格的格式,当你了解它后,相信上面的问题不需要我解答,你就知道该如何解决了。

学习目标

  • 认识单元格11种格式

EXCEL工作表由多少个单元格组成呢,在键盘上按下“CTRL+向右方向键”,瞬间移动到工作表的最后一列,我这是XFD,按下“CTRL+向下方向键”, 瞬间移动到工作表的最后一行,我这是1048570行,你能计算出到底有多少个单元格吗?版本不一样,工作表的行列数可能会不一样,总之,这么多的单元格完全满足我们日常需求了。

选中单元格,点击鼠标右键,选择“设置单元格格式”,或是在键盘上按下“CTRL+1”快捷组合键都能打开“单元格格式设置”窗口,从窗口可以看到单元格的格式设置包括:数字、对齐、字体、边框、填充和保护,今天我们重点讲解数字。

在EXCEL表格里,数字格式又细分为:常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学计数、文本、特殊和自定义这12类。下面我们来逐一解释每一种格式:

常规格式

EXCEL表格默认的单元格格式是常规格式,它不特别指明具体是什么格式,当我们输入内容时,它会自动判断输入内容做出相应的调整,如果输入的是文本则靠左对齐,输入数字则靠右对齐。

数值格式

数值格式,通俗的讲就是能参与加减乘除计算的数字,可以保留小数位数。需要注意的是EXCEL表格里的数字正常只显示到11位,超过11位就自动变成了科学计数法,也就是常见的“E+形式”,它的精度也只到15位,超过15位的数字则会自动截断,用0来代替,这也就是为啥我们输入身份证号码只会显示出15位,后面的数字全部变成0的原因。

同时对于较长的数字,可以使用千分隔符号,便于数据的查看和记录。

货币/会计专用

这个格式一般财务上运用的最多,就是数字的前面添加上货币符号,或者负数可以用红色数字表示等。

日期格式

设置好日期格式后,再输入日期,就会变成我们想要的日期格式,比如2012年3月14日,设置好这个格式后,输入“2012-3-14”就自动显示成“2012年3月14日”,而不用手动敲入“年月日”,系统里提供多种日期格式:中文的、英文的、带年份的、不带年份的、带斜杠的或是带横杠的等等。

注意的是日期的输入只能用“-”或“/”分隔,不可以用点号之类的,否则后续转换格式、函数计算等就会因为格式出错而报错。

时间格式

同样的时间格式也有多种显示方式,如显示时分秒、12小时记时制、24小时记时制等等,输入的时候也只能用“:”进行分隔。

百分比格式

百分比就是将输入的数值乘以100,并以百分号形式显示出来。

分数格式

分数格式是显示成分数形式,注意的是,输入之前先设置好格式后再输入,否则的话,系统会以常规格式判断输入的斜杠是日期格式,如果非简化的分数,系统会自动简化。

科学计数格式

科学计数使用的比较少,就是将数值自动转换成“E+”形式。

文本格式

文本格式就是常见的文字、字母、文字和字母的组合等等,数字也能变成文本格式。设置好文本格式后输入数字,单元格前面就会添加绿色三角标志,提醒你这串数字不再是数值,而是文本了,并且会输入啥就显示啥,这也是为啥输入0开头的数字要显示出0,则必须转换成文本后再输入,或者输入身份证号码之类的大于15位的数字,输入之前先设置文本格式后再输入才能完整地显示出来。

文本格式的输入,可以设置好格式后再输入,也可以在输入的时候,带上英文状态下的单引号符号后再输入数字,如输入“‘01234”,输入后就会显示成文本格式“01234”。

特殊格式

特殊格式有三种,邮政编码使用较少,不再说,常用的是将输入的数字自动转换成中文小写数字和中文大写数字。比如表格里的数字要求为中文大写数字,只需要设置好单元格格式后,直接输入阿拉伯数字,单元格内数字就会自动转换成大写数字,从而大大减少工作量,提高了工作效率。

自定义格式

自定义格式内容较多,我们后面单独一章来讲解,自定义格式运用的好,在数据录入的时候能大大提升我们的工作效率,减少错误率等等。

以上,我们认识了EXCEL表格里11种单元格的数字格式,建议大家打开“单元格格式设置窗口”每一个分类下多看看,熟记每一个类别的特点,在输入数据之前设置好对应格式后再录入,这样就能大大地降低出错率,同时提升工作效率和质量。

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