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职场时间管理高手：规划&备忘，通过行动把时间变成产出（干货）2024-04-25 15:15:37
有本书叫《高效能人士的七个习惯》，你可能读过。在这本书里有这么一个说法，我很喜欢：
“任何事情都是先在头脑中构思，也就是智力上的第一次创造，然后再付诸实践，也就是体力上的第二次创造”。
对你未来要达成的目标，以及达成路径，进行头脑中的第一次创造的过程，我们就可以把它叫做计划。在时间管理中，你还要把头脑中的计划，落实到纸面上，也就是可视化。
把计划可视化这一步非常重要。人的大脑，就相当于电脑的内存，是用来运算、处理信息、指挥身体的，如果你用它来记忆存储太多信息，会降低它的工作效率。把计划可视化，本质是帮助你释放“内存”。也就是：
用你的头脑来制定计划，用可视化的计划表指挥你的行动。
这里介绍两个计划表，一个叫做“极简的项目管理表”，另一个是“日历表”。对于时间管理来说，它们很基础，但是特别重要。
极简的项目管理表
当然，对于那些只需要被动响应、执行的工作；或者是简单重复，每天变化不大的工作；再或者那些很快就能完成的小工作，你不需要花时间去做计划。
但如果当你需要完成的工作是比较复杂的、时间线比较长的，比如“利用一个季度的时间，提升5%的订单转化率”“三周的时间，进行公司年会的筹备”等等，那么一个事前计划就很有必要了。
通常我们会把这种工作称为一个项目，以项目为单位做计划，有两个最基本的动作：
分拆子项目和设定截止日期。
分拆子项目是为了让一个复杂的项目，变得清晰、可行，完成分拆后的工作包，能给你带来阶段性的目标感、成就感。
你可以按照项目的工作内容属性，进行分拆。比如说，如果你是一个行政专员，你要进行年会筹备，这件事就可以分拆为：选场地、排节目、买礼物等等。
或者你还可以按照项目的阶段属性进行拆分，比如：年会开始前、年会进行中、后续收尾工作等等。
不过总的来说，把项目变成并行，也就是几个项目同时进行，要比把项目变成串行，也就是项目挨个进行要更有效率。
这也不难理解，就好比你要准备晚饭，可以先把水烧上，烧水的同时淘米、洗菜、切菜，这就叫并行，水烧开了，菜也备齐了。而串行呢，就是说先淘米、再洗菜、再烧水、再切菜。
并行意味着更多的子项目可以同时开展，而串行你就得等上游的时间了。
不过，不管是哪种拆分方法你都要注意三点：
首先，在计划阶段，不宜把工作和时间节点拆得过细，时间颗粒度一般到计划周期的下两级就行了。 例如，长度是一年的计划，按月去安排；季度计划，按周去安排。
其次，项目分拆应该尽量做到“不漏不重”。
不漏，也就是没有遗漏。简单的、直观的项目，你可能还不容易遗漏，但如果是大型的，或者复杂的项目，你在把项目分拆完之后，就得反过来问自己一个问题：“这些事都做完了，是不是代表工作就完成了？”
比如，我拿刚才年会的事情来说，你把项目拆分成了年会的选场地、排节目、买礼物等等大模块。结果，很容易就把邀请嘉宾这个很小的细节给落下了。
不重，就是说各个子项目，尽量是相互独立的。咱们还是拿年会准备为例，如果你这么分：表彰优秀员工和买礼物，就属于一个糟糕的分法，因为表彰优秀员工的奖品和年会抽奖的礼物，其实可以归为一类。
最后，如果你的项目需要别人配合完成，分拆的颗粒度可以跟着人走，要责任到人，而且是一个人。
可以出现一个人负责两个子项目的情况，但不要出现一个子项目有两个人负责的情况。如果出现多人负责，你要么把项目再拆细，要么，干脆指定一个全权负责人。
分拆完子项目之后，你需要把每一个子项目设置截止日期。
除了分拆子任务和设置截止日期两个基本动作，还有两个小建议：
写下这个任务或项目的相关方，并且设置进度提示。
相关方指的是跟这个任务或项目相关的人，一个项目越复杂，涉及到的相关方越多。
如果不写下来，有可能你会忽略掉，这么做是帮你在一开始就把你的计划，放在一个组织的系统中去考虑，避免考虑不周，也能够提醒你及时跟相关方同步你的工作进展。
甚至有必要的话，你可以把这部分的计划和截止日期分享给相关方。
对于设置进度提示，我自己通常用excel做这张计划表时，会空出一栏，用颜色来提醒自己。
比如，严重拖后腿的工作，我把它标成红色，正常进度的我标成绿色。不要小看小小的色块，它可以非常直观地告诉你，你的计划，是否需要调整。
日历表
好了，我们说完了一个极简的项目管理表是怎么做的，再来说日历表。
如果说，项目管理表，是从事情本身出发，帮助你规划行动步骤；那么日历表，就是帮助你从时间的维度，来锁定重要的事情。
日历表要怎么使用呢？几个经验和你分享。
首先，最重要的事先安排。
就好比你要往一个桶里装大石头、小石头和沙子。重要的事情先安排，就相当于先往桶里放大石头，再往缝隙里放入小石头和沙子。如果你的生活和工作，充斥着琐事，那就相当于先往桶里放沙子和小石头，那么很可能，大石头就塞不进去了。
这里说的重要的事情，有两类。
一类是短期需要完成、对工作结果有直接影响的。这毫无疑问，必须首先安排去做，包括我们上面说的，你用项目表分拆出来的一系列子项目。
但还有一类重要的事情是容易被我们忽略的： 那就是短期可能对业绩提升、个人表现没有明显的帮助，但一旦长期投资，就会形成巨大红利的事情。
你可以根据自己具体情况，按周或者按月，甚至是季度，梳理和安排这些重要事情，在放完了这些“大石头”后，再安排其他的事情。
其次，好的日历计划，并不是填满你的每一个小时。恰恰相反，好的计划是有一定余地的，是有缓冲地带的。
你可能读过《稀缺》这本书，在这本书里，心理学家通过研究发现：
我们的大脑，处理信息的能力是很有限的，而如果你的时间过于紧张，过于忙碌，你的前瞻性、认知能力等等就会出问题，人会变得短视，在遇到重要事情时，不能做出正确的决策。
关于如何给自己留余地，我的经验是， 留出20%的缓冲地带。
比如，我一周拼尽全力，可以完成十个任务，那么我一般在一开始，就会计划完成八个。同样，如果我评估一个任务是十天可以完成，我一般会把截止日期争取到第十二天，给自己留出两天的余地。
最后，还有日计划，日计划说起来很简单：也就是你这一天的任务清单。
结合你的项目管理表和日历表，每天早上，在记事本里，写下这一天必须完成的事情。每天工作结束之后，把今天完成的工作在本子上划掉。
你会发现，完成和交付一项项工作，划去一个个任务，是很让人满足的事情。
极简的项目管理表和日历表，二者结合在一起，是一套简单、实用并且强大的工具，可能你听说过不少时间管理工具，对职场人来说，这两个是最基本、最有效的。
你可以根据自己的习惯，在电脑、手机上做，或者在纸上做，关键是你需要把“做计划”的习惯坚持下来。但只有计划就够了吗？我做了很多计划，但好像总是缺乏执行力。
下来说一下，有了计划以后，在具体行动层面，如何高效地应对纷繁复杂的工作。
把任务变动作
首先，我给你说两类你可能列在待办清单上的事，你感受一下。
第一类：下班前给客户去个电话马上给人事部发一封请假邮件8点后去跑步20分钟第二类：完成仓库存储空间整理设计出一份考勤制度协调好老板的开会时间
听出来了吗？第一类的任务，你应该很容易就能去做；而第二类的任务，似乎脑子会出现迷惑，感觉要想一下，也未必知道马上该做什么。
那是因为第一类的任务，叫做动作，你基本上看到待办清单，就知道应该怎么处理了。
但是第二类，其实就属于一个个大小不一的任务了，它们和一个个动作不一样，两者的“信息量”完全不同。一个任务，里面很有可能包含着几个甚至几十个动作。
就以完成 “完成仓库存储空间整理”这个任务来说，你的大脑，一看到这一类任务时，会出现“迷茫”：
我该先做哪一步？我已经做到哪一步了？我还要做哪一步？
如果你的大脑，接收到的信息，是这么复杂的任务，而不是一个个具体的动作，十有八九，就会开始“拖延了”。
大脑会想：这个事情反正一时半会干不了，不如先放放呗。
所以，对于复杂任务，你需要一个进一步的“预处理”过程。也就是把它们， 拆分成一个个动作。
还是拿刚才那个“完成仓库存储空间整理”的任务为例，你可以大致地拆解出我前面说的那些动作，然后针对马上就能做的，立刻行动。
比如，你可以把它变成"先清理废弃物资"、"再安装新货架"和"最后上架新物资"三个动作。
记住，分拆动作，然后立刻行动，是解决“拖延症”的好办法。最终，预处理的结果应该是，你的当下，始终只能有一个动作。
“转”、“做”、“存”、“扔”四字诀
刚才说了把任务分解成动作，是提高执行力的一个有效方法。职场人的“拖延症”还有一个典型特点，就是跟干扰多、事情杂，因为要不断处理新工作、新信息。
你可能跟我一样，每天收到来自不同人的信息，需要你做不同的事情。有的紧急、有的不紧急；有的重要，有的不那么重要；你还没来得及回复上一条信息，马上就有另一个事情等着你处理。
你会给自己找理由：之所以没有及时处理事情A，是因为有事情BCD。但是，那些悬而未决的事情，会始终占据你的注意力，有可能，最终你什么也没搞定。
这里我会教你一种快速做决定和快速行动的方法。我把它叫做：
“转”、“做”、“存”、“扔”四字诀。
每当你遇到一件事情，我建议你在10秒钟内就做一个判断：下一步我该做什么？所有的情况，都无外乎四个选项：
转，转给别人；做，马上去做；存，放入待办清单；扔，拒绝或者忽略掉它。
首先，我们来说一下“转”，是指那些可以授权给别人替你完成的动作或任务。
比如，你可以安排你的下属去出席一个不重要的会议；可以把更合适的参会人选推荐给对方；可以寻求你的老板帮助，解决一个超出你职责范围的审批。总之，不应该由你做的事情，坚决地把它们转出去。
很多人在职场上拉不下面子，不敢去拒绝别人的请求，更不敢去麻烦别人。其实，你完全可以换一个思路，之所以要把这些工作转出去，为的是更好地完成它们，而不是你想偷懒。
多年的职场生涯，练就了我一个条件反射式的思维，那就是当任务过来的时候，我首先会问自己：“我是最合适的人选吗？”
比如，收到一个会议邀请，我并不会急着点击确认接受。我会先问对方，我是一定要参加这个会的吗？是不是有意见需要我现场提交？或者是不是有决策需要我现场做出？是不是我不在，这个会就没法开了？等等，如果答案都是否定的，我会再去帮助对方找到真正可以对这个会议有贡献的人。
说完了“转”，接下来说“做”。
在上面一讲，我反复提到一个概念，叫“要事优先”，做计划的时候，也要规划“重要的事”。
但这里要注意，“要事优先”，并不代表你在做事的时候，只能先做“重要的事”，再做“不重要的事”。相反，如果一个动作，只需要两三分钟就可以完成，那么我建议你马上做掉，不要拖着占用你的大脑内存。
比如，你要准备一个重要会议的发言稿，可是，财务在催你报一个数字。报个数字，也许就两三分钟的时间，如果老惦记这种小事在心里，也会影响后面发言稿的准备。
这里还要给你分享一个关于“做”字的经验，那就是确定要做的事，“趁热打铁立刻做掉”。有些事，反正都要做，在当时做，要比一天之后做效果好很多。
比如，新朋友加你微信，或者是给你名片的时候，你随手就可以把备注，给完善在手机里或者名片上：你们是什么时候认识的？在哪认识的？谁介绍认识的？当时有聊什么重要的事情？等等。避免半年之后你再突然有事去找他时，你搜肠刮肚地去回忆这些细节。
再比如，一个会议结束了，马上把会议纪要整理出来，立刻发出去；一场活动结束了，尽管已经很疲惫，但马上和相关同事总结工作经验。
因为，当时的记忆、体验是最深刻的，马上做掉，效率最高，效果也最好。
没有办法马上做，需要大块时间在未来处理的事情，可以把它们记下来，放进你的“待办清单”中，这个动作叫“存”。
有的人总是感慨，哎呀自己怎么老是记不住事情。其实，脑子记不住事情，就对了。
我在前面说过，人的大脑的作用，相当于电脑的内存，是用来运算、处理信息、指挥身体的。你把这么宝贵的内存，当做硬盘来记东西，这不是浪费吗？至于这个待办清单，是写在本子上，还是记在手机里，并不重要。
最后，既转不出去，又没法立刻做掉，也没必要存下来以后做的事情，果断“扔”掉。
比如，放弃某个无关紧要的指标、删掉某个无足轻重的邮件、推掉某次无所谓的交流，等等。总之，不要让你的脑子被琐事占领，而是清空它们。
如何解决犯难造成的拖延
前面我们讲了，提高执行力的四字口诀。据我观察，拖延的另一个大原因，是“担心自己做不好”的心态造成的。如果说你也在工作中，遇到因为工作太复杂让你犯难犯怵，而拖延的情况，我可以给你的两个建议是：
第一，当你担心自己做不好时，不妨“转念一想”，反正都是要面对的，不管做的好不好的事情，最后还是要做的，就要在战略上藐视困难，在战术上重视困难。找到一个积极的、能说服自己的理由，赋予行动积极的意义，主动去做。
第二，不要一个人在那里为难和纠结，与其孤军作战，不如主动寻求帮助。跟你的上司、同事交流。他们的建议和鼓励，可能就会给你带来行动的动力。
时间管理，是个人在职场上实现跃迁的一个重要因素。会时间管理的人，他们的产出可能是不会时间管理人的五倍、十倍、甚至更多。他们能够更快的实现职场晋升、能力发展，他们的人生更有密度，更有价值。
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