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18 文件虚大及减肥的方法之定位法

Excel太大的会造成很多问题;不能传递(如某些软件为避免服务器压力,禁传送超过100M的文件)、运行慢、打开慢等;

上文已经分享了通过Excel的转换方法进行Excel文件“减肥”,今天继续分享定位法。这个方法古哥认为是最有效的方法之一;

1) 原理说明

定位法的原理主要是通过Excel的快捷键“Ctrl+End”来实现,这个快捷键的功能是:可移到工作表上的最后一个单元格,即所使用的最右一列的最下面一行。还有就是,如果光标位于编辑栏中,按 Ctrl + End 可将光标移至文本的末尾。

如何理解“所使用最右一列的最下面一行”就是只要你编辑了,就算清除了数据,在没有保存关,还是定位到清除数据前;

这里需要说明的就是造成文件虚大的罪魁祸首就是无效的空单元格,即空行空列,这部分区域表面上看起来没有数据,很有可能都占用了Excel的容量。所以只需要把这些空行空列删除就可以实现文“减肥”。

2) 定位方法
我们打开一个Excel文件发现打开速度慢,文件内容又特别少,通过点文件→信息→发现文件大小高达 “41.9M”;

打开文件后,通过“Ctrl+End”定位发现最后一个单元格在第 65485行和HT列,这就意味着空行多达几万行,这时一定要注意不要直接删除空行,直接删除空行有可能直接卡死;

如果没有公式及其它复杂格式架构,最快的方法就是复制有数据的区域,新建一个页面,把原来有空行的页面直接删除,就可以了;

我们通过选中已有数据:A1:I38,复制并粘贴数值到新工作页,这里注意不要直接粘贴,而是选择性粘贴,数值,这样就避免了无效的格式了;这个文件还是兼容模式,我们通过文件→信息→转换,同时转成高版本的格式,然后再保存;

发现文件直接由41.9MB 缩小到27.6KB,相当于直接减少了99.9%,这里说明一下1MB=1024KB;
3) 其它方法

如果试了转换法、定位法,还是不能减肥,可以分别试试以下方法排除:

1. 删除对象:按F5→定位→条件→对象,如定位到了,直接删除,这个在复制某些网页文件的时候,会产生很多无效看不见的对象;

2. 清除格式:误操作把整列或整行标记了颜色与边框;清除没有数据但确有格式的单元格;

3. 清除公式:如果是浏览的话,通过复制→选择性粘贴把所有公式粘贴成数值;

4. 隐藏页面:点工作页面标签,看是否有隐藏的页面,如果有确定不需要的也可以删除;

5. 低效函数:如果一定要用公式函数,数据有很多的时候,一定要避免用低效函数,如SUMIFS、COUNTIFS等,这类函数会让表格整体运算负荷变大,从而导致运算速度慢。

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