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自定义数字格式的基本原理

实际上,数字格式,我们都不用刻意去记忆。只要理解自定义数字格式的4条核心规则,就能大概看懂预设的格式类型,并在丰富的内置分类基础上,改造出目标格式。本期内容仅供延伸阅读,了解自定义数字格式的原理。

核心规则一:四类数据分别设置格式

在自定义分类的配置栏中,可以看到很多预设的数字格式,其中有一些代码非常长,而且中间有英文分号隔开,是什么意思呢?

其实分号划分了4种类型的数据,每一段格式只对相应的类型起作用。

对照上一页的股价数据,正数蓝色加向上箭头,负数变红色加向下箭头,就是因为中间有英文分号将格式代码分成了前后两段,从而实现正值和负值不一样的显示效果。后面省略了零值、文本对应的代码和分隔符,说明零值和文本按照默认的格式显示。

如果在此格式代码基础上做两点改动,最终会是什么效果呢?

(1)最后加上零值和文本对应的分隔符,但是不加任何格式代码。

(2)在蓝色中括号后边加上一个加号。

格式代码修改以后,正数的显示效果是前面多了一个加号,但是零值和文本都看不见了。这一招经常用来隐藏某一个类型的数值。当然,也要记住,在Excel里,眼见不一定为实!想知道一个单元格里的真实内容,一定要看编辑栏。

▲A1真实数据是0,结果单元格中却不显示

▲A2真实数据是文本“秋叶”,单元格中也不显示

核心规则二:占位符0和#的区别

在预设格式中,0和#是见得最多的格式代号。它们都是数字占位符,代表当前位置是一个数字。然而不同的是,0代表强制显示,不管前面的数值是不是0。

例如,之前一期学习过的员工编号格式代码“0000”,即使输入的数据是9,前面不足4位数,也会强制用0补齐4位数,这就是0占位符的作用。如果将代码中的0换成#就无法实现这样的效果。

再比如,千位以上的数字通常会加逗号分隔符,让数字读起来更友好。然而,如果格式代码中的#换成0,就会出差错。全换成0后,在不及千位时,也会用0补齐,并且显示出千位分隔符(见右图)。

核心规则三:文本型字符加英文双引号

前面就已经介绍过利用数字格式显示出单位的用法。其中的单位就是加上了英文的双引号。

有时候不加双引号,Excel也能识别出来,自动帮你补上,有时却不会,自行留意就好。

▲格式代码

▲显示效果

核心规则四:附加条件用中括号[]

在股价正负值分别显示不同颜色格式的例子中,就附加了颜色规则。总之,彩虹的七种颜色都是可以用的。

附加的条件规则,常常可以为某些特定范围的数据指定显示格式。例如:

用上面的格式,要输入性别数据,就只需要1或0就可以得到男或女。是不是就简单得多呢?而用上面的取值范围和颜色规则之后,成绩大于等于60分的会自动显示成文字“及格”。

除了以上核心规则之外,还有一些不常用的规则,例如:

@可以代表单元格中已经输入的文本

!是转义符

_代表缩进一个空位对齐

G/通用格式代表默认的常规格式

要掌握自定义数字格式,只需学会两招:

还以股价格式为例,在不懂前面的规则时,我就知道怎么做出来了。因为我知道在数值分类里,有一个效果是可以将负数变红的。找出一种最接近的格式,然后切换到自定义分类,在已有格式的基础上,多删少补就行啦。

▲先选择一种最接近的预设格式

▲再在自定义分类中修改

要以万为单位显示数据怎么办?问“度娘”啊!反正转义符是什么玩意儿我也搞不清楚,等用到时,搜一搜,然后把代码复制粘贴到自定义类型中就搞定了。

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