企业组织运营中形成的各类文件往往很“杂”：类型杂、来源杂、样式杂、格式杂……如何对其进行综合管理，是档案管理软件要解决的基础大题。会博通以覆盖国民经济十大行业、涵盖全档案门类的档案管理服务经验，打造了逻辑清晰的工作链路、功能丰富的工作台，让归档工作“化繁为简”。下面小博就带大家一起来看看。
标准化、灵活度兼备的档案管理架构
不同部门、不同业务板块内形成的文件属性各异，如人事部门会经手员工档案、转正合同、绩效考核表等，销售部门会涉及到业务合同、产品方案、销售报表等，如何构建切合实际需求的档案管理架构，统筹管理所有相关文件？
首先，会博通会在需求沟通环节，将会结合客户实际需求与行业相关标准规范进行梳理，构建一个科学合理、全局覆盖的分类架构框架，让客户所需的各类文件都能科学分类、规范归档。目前，客户应用较多的为以下两种形式：
一是标准化的档案管理架构。新建分类时，会博通提供了按上级单位要求制定的各行业分类模板，选用模板后，分类下所管理的档案著录属性、编号方法、档案表格等会一并继承，这样构建即符合相关标准规范，也科学合理，快速高效。
二是自定义构建的管理架构。可根据管理需要，自定义档案的分类和目录，以管理不同类型、来源的文档资料；亦可自定义档案的著录属性，如合同档案，可将其著录属性自定义为合同编号、金额、签订时间等。客户可根据自身需求，打造更精细化的分类架构。
多样化的采集录入功能
根据当下档案采集的各类场景需求，会博通提供了提供覆盖面广、功能丰富的档案采集录入功能，以适配当下档案管理工作的实际需求。如，数字档案可通过属性新建、Excel批量导入、批量新建等方式，实体档案可通过扫描、批量上传等方式进行采集。这里小博以下面几个常用功能为例，为大家进行介绍。
扫描新建：配合会博通扫描机器人（扫描仪），扫描完成即生成文件，一步到位，并支持双面高速扫描、自动生成双层PDF、图像自动纠偏功能，免去传统的扫描-存储处理-再上传的多步繁琐。联合会博通档案管理机器人（电脑+会博通文件档案知识一体化管理系统）使用，还可先预设好保存路径，让分散在各办公区域的成员通过扫描文件，自动完成文件的归类上传，大大减轻了档案采集的工作量。
链接文件新建：针对大文件，如几G的产品介绍视频、会议纪录音频，如何录入更合适？通过链接文件新建这一功能，文件会存放至专门的大文件目录或视频服务器，且系统支持流媒体播放，在系统上即可快速查阅，便于集中管理。
Excel批量导入：对于批量文件，无需一一手动新建，将记录档案分类信息的Excel表上传，系统就会分层导入，并生成对应的分类与条目。比如，我们将记录文书档案信息的Excel表上传，系统就会自动分层生成分类信息，供进一步设定。我们将第一层设定为“保管年限”，第二层设定为“年份”，设定完后，系统即按“保管年限-年份”逻辑生成分类架构，表内对应的条目信息也会一并导入，非常迅捷。
批量更换电子文档：对于在档案系统中已建立分类和条目，尚未具备正文内容的档案，如何批量更换？首先，在档案分类页的“管理”菜单中，找到“批量更换电子文档”功能。接着，选择与文档命名一致的命名规则，如按 CID 命名，框选按此规则命名的本地文档上传，即可进行批量更换。这一功能在档案电子化过程中非常实用。
集成文件归档编辑功能的操作平台
从专业化的归档流程出发，会博通打造了一个多功能的归档编辑平台，能满足文件归档全过程的操作需求。例如，在这个界面上，我们可按以下流程进行归档：
1、在待归档文件区，按条件检索出未归档文件；
2、编辑待归档文件，如表格打印、编号、档案注册等；
3、在档案库内查找或新建对应的档案类目；
4、将编辑好的待归档文件移入档案库内，或反向将已归档文件移回待归档文件区；
5、针对档案库内档案，进行注册，或打印表格和目录等；
6、暂未需归档的文件，可移入资料库中，或反向将文件从资料库移回待归档文件区。
在同一页面，即可完成上述归档及档案管理的相关操作，免去了繁琐的步骤，大大便利了档案管理人员的工作，助力提升管理效率。
此外，智能辅助归档功能也是提效利器之一。设置好全宗号、归档年度、保管期限或档案类型等条件，即可轻松完成自动分类、自动编归档号，实现一键归档。
业务系统文件轻松归集
会博通可以与企业微信、云之家等多种业务系统无缝对接。在这些系统上形成的档案，如合同、方案等；业务流转中的管理痕迹，如企业微信上的审批意见等，皆可自动归档至会博通中分类保存。
这样一来，各类系统上形成的成果文件与管理痕迹能够规范留存，有利于组织回顾梳理、沉淀知识经验。
外部系统包括但不限于：
OA系统：泛微、致远、蓝凌等
ERP系统：SAP、金蝶、用友等
财务系统：税务、银行、淘宝、京东等
即时通讯工具：微信、钉钉、云之家等
最后的话
会博通成立于1990，三十余年来始终专注于文件、档案、知识一体化管理领域，不仅拥有丰富的实施部署经验，更以周到、优异的服务见长。选择会博通，您不仅可在现有的应用上进行定制修改，对于个性化需求，我们还会为您提供专业的项目团队对接执行，为您量身配置符合实际管理需求的档案管理系统。