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如何让EXCEL自动选择合适的公式进行数据汇总——动态汇总技巧2024-05-29 04:33:49
“顾总，我还有一个问题，目前这个表格只能汇总具体某一个部门的离职情况，是否可以把全部部门的离职人数一起汇总到这个表格中呢？”
“OK！好主意！这样这个表格会更加完整！”
说完，顾城先在部门列表中加入了“全部部门”（如图 3199所示），然后对“分析部门”所在的单元格进行了“数据验证”设置。图3-199接下来，由于新加了一个“全部部门”条件，因此需要对原公式进行调整。
因为“全部部门”选项相对于某一个具体部门选项，少了一个按部门计数的条件，即当选择“全部部门”时，不需要再统计条件二员工离职前的部门，因此在此条件下的COUNIFS函数只有三个条件，所以与前面所做的公式不同。
含有统计部门的原公式为：=COUNTIFS(人员档案常用信息!$T:$T,$C$2,人员档案常用信息!$C:$C,$C$3,人员档案常用信息!$U:$U,C$5,人员档案常用信息!$Q:$Q,$B6)
不含统计部门的现公式为：=COUNTIFS(人员档案常用信息!$T:$T,$C$2,人员档案常用信息!$U:$U,C$5,人员档案常用信息!$Q:$Q,$B6)
由此可见，两者的区别在于将COUNTIFS函数中的第二个条件去掉了。
此时就面临一个公式选择的问题，究竟如何实现公式的自动选择呢？
在这里可以使用IF函数自动判断。
图3-200此公式的含义为：
当C3单元格的内容为“全部部门”时，则选择不含部门统计的新公式=COUNTIFS(人员档案常用信息!$T:$T,$C$2,人员档案常用信息!$U:$U,C$5,人员档案常用信息!$Q:$Q,$B6)，否则就选择含有部门统计的原公式=COUNTIFS(人员档案常用信息!$T:$T,$C$2,人员档案常用信息!$C:$C,$C$3,人员档案常用信息!$U:$U,C$5,人员档案常用信息!$Q:$Q,$B6)。最后点击“确定”按钮，完成公式录入工作。
最终公式为：
=IF($C$3="全部部门",COUNTIFS(人员档案常用信息!$T:$T,$C$2,人员档案常用信息!$U:$U,C$5,人员档案常用信息!$Q:$Q,$B6),COUNTIFS(人员档案常用信息!$T:$T,$C$2,人员档案常用信息!$C:$C,$C$3,人员档案常用信息!$U:$U,C$5,人员档案常用信息!$Q:$Q,$B6)) （如图 3200所示）
“哇，顾城哥，这是我目前为止见到的最长的公式了。”小琪惊叹道。
“虽然这个公式非常长，但只要理解了里面的原理，再配合函数参数对话框进行参数录入，就非常简单了。”
“嗯，那倒是，其实就是用IF判断了一下究竟选择哪个COUNTIFS公式而已。先把两个COUNTIFS函数公式做好，再放到对应的IF函数的条件中就可以了。”
“没错！”顾城点头道。
小琪，现在这个表格汇总完成了，你认为我们可以用这张表制作出哪些图来呢？”
“第一总起来可以看出任意年度，任意部门的全年离职人数；第二可以看到某一个离职原因全年的离职人数；第三可以看出某一个月不同离职原因的离职人数。”
“没错，接下来我们就把这几个维度的图制作出来！”
小伙伴们，离职数据分析图究竟如何制作呢？咱们明天接着聊！
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