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Excel知识10:快速制作省时又省力的下拉列表

在Excel中,对于需要输入同一类型内容的单元格,比如要输入人的性别,要么输入“男”,要么输入“女”,每次都重复输入汉字的话,会显得比较繁琐,这时如果让我们只用鼠标选择的话,会极大地节省时间。这样做也就是给单元格制作下拉列表,只需鼠标点击就可以输入内容了,那么在Excel中,如何制作下拉列表呢? 拿一个例子来说,如下表,是一些学生姓名,后面需要输入学生所在的班级,当然,我们可以一个一个地输入,但我们有更快更简便的方法,为什么不用呢?Excel制作下拉列表的方法是利用“数据”选项卡中的“数据验证”功能(有些办公软件叫“数据有效性”),点击数据验证,会出现如下的对话框:数据验证对话框我们利用的就是设置里的“验证条件”,“允许”下面的下拉列表中有“序列”这一选项,如下图:数据验证对话框选择“序列”选项,会看到下面出现了“来源”以及下面的空白内容,在这里“来源”里的内容就是以后做好的下拉列表里面的内容,在这里输入内容有两种方法: (1)直接输入 这种方法适用于输入下拉列表项较少的情况,如果下拉列表项较多,输入会比较麻烦,输入的方法是每输入一个列表项之后,加上英文的逗号,再输入下一个列表项。比如上面的例子中,如果这些学生来自于4个班级,分别是1.1班、1.2班、1.3班、1.4班,那么直接应该在来源的空白格中输入“1.1班,1.2班,1.3班,1.4班”(输入的内容不含引号),演示如下。直接输入创建下拉列表(2)选择区域输入 这种方法无论下拉列表项是多还是少都适用,尤其是列表项多的时候,优势更为明显。这种方法是将要输入的列表项提前放入表格中某一列当中,“来源”的输入的是列表项所在区域即可,可看如下演示。选择区域输入创建下拉列表“数据验证“对话框除了有“设置”菜单,还有“输入信息”“出错警告”菜单。“输入信息”菜单的作用是当选中有下拉列表单元格的时候会显示提前输入的提示信息,这个提示信息可以用户自己确定;“出错警告”菜单是指输入的内容不在指定的序列之中时的提示,它提醒需要输入正确的内容。 为了方便大家的学习,我把每篇文章的实例都做了配套视频,以后会陆续发布,欢迎大家的持续关注!

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