今天已是2024年6月30日，2024年已经过半，在焦虑中想一万次，不如在现实中行动一次。下半年，动起来，这是缓解内耗最有效的办法：为过去后悔，为未来担忧，都不及好好把握当下。
半年度财务数据分析已经开始准备，在财务数据分析领域，Excel是一款强大的工具，能够帮助财务精英高效完成各种复杂的数据分析和财务管理任务。但面对月底和年末的账目核对、成本核算和报表编制，不少财务工作者常因数据和表格的繁杂而加班。这些基础任务之所以耗时，往往是因为财务人员仅掌握了Excel功能的一小部分，导致大量时间被低效操作所占据。更有甚者，一开始就采用了错误的工作方法，使得辛苦工作变得徒劳。
要摆脱加班的困境，财务人员就需提升Excel技能，更关键的是转变思维模式。深入掌握Excel的高级功能，如数据清洗和数据建模，将大幅提升数据处理的效率和准确性。同时，培养以数据为核心的思维，从数据中洞察问题并提出解决方案，将使工作更加高效。
Part01 财务工作的起点：沟通需求
在日常工作中，财务人经常会遇到下面的问题：
不懂领导的需求，默默返工？
不懂做表规划，工作效率低？
Excel功能很强大，但是我不会……
那么，在财务工作中如何减少返工呢？
一、积极沟通，深刻理解
大部分领导交代任务时并不会说得特别详细，员工理解不到位是很容易出错的。因此，积极沟通，正确理解真正的工作任务，是减少工作量的前提，否则就会导致南辕北辙或者事倍功半。
【工作场景】
小张会计是去年财经学院本科毕业刚入选的一名财务新人，一天，领导让他做一份管理费用的分析表。领导交代任务时说得很简略，小张接到任务后就开始做表了，也没思考领导的真正意图是什么，只是按照自己的理解去做，结果做出了下图所示的管理费用分析表。
领导看了这张表找来小张，问道：“你用了半天时间做出的表到底要说明什么？这张表有什么用吗？”
“领导，我做的是前四个用各费用的统计，有费用名称、费用金额、总计金额，我觉得很全面。”
“这只是一张汇总表，每个月各部门费用构成是什么？每个费用的在全年的趋趋变化呢？那个费用在管理费用中占比最大？同样的费用在不同成本中心谁用的最多？”
“对不起，领导，我没有想到那么多，我这就重做。”小张遇到的这个问题是很多职场新人都遇到过，解决的方法就是直接与领导沟通，不要担心问得多了领导会不高兴，试想：如果做出的东西完全不合格，导致返工，岂不得不偿失。小张领导真正想看到的是一份包括费用构成、趋势变化的费用分析表，如下图所示：
通过简单对比可以发现，小张做的表肯定不符合要求。因为小张做的表只是简单统计了每个月的费用金额，然后汇总，这样的表你让领导怎么拿来做分析？
二、持续沟通，掌握方向
在完成工作任务的过程中，员工仍然要积极与安排工作的上级领导沟通，以便及时了解领导是否有新的要求或新的想法。如果只顾着埋头苦干，而忘记了与上级领导进行持续沟通，很有可能上级领导对工作的要求已经有所改变，甚至不需要做这项工作了，员工却没有掌握这个信息……
继上述情景，小张按照领导的需求做分析表，可才做了一半儿，领导就过来又询问：“小张，这个月的费用表你更新了吗？上半月的数据有问题，昨天才更新完。”“啊？领导，我不知道啊……”小张看着自己做的表格欲哭无泪，数据不对只能再次返工。
能把责任归结于对方没有提前告知吗？不能，自己的工作只能自己负责，没有想到细节，责任也在自己。沟通不应该是一次性的，而应该伴随整个任务进行的过程。积极并持续沟通，并深刻理解领导需求，这是高效完成工作的前提。
Part02 财务工作的关键：系统规划
财务人员在接到领导下达的任务后，要想很好地完成任务，仅靠良好的沟通能力是远远不够的，还要有系统规划的思维方式和良好的任务分解能力。有经验的财务人员在接到一个任务后，首先会通过系统规划来确定目标、时间、场所、方式等内容，然后再付诸实际行动。如果不做规划就直接行动，行动的过程中就会缺乏对任务的整体把控。
接上述场景：
临近下班时间，领导找小张要做好的费用分析表，张三却说还没有做完。“张三，今天让你做的费用分析表怎么还没做完？这都一整天了！”“领导，我上午才接到任务。从系统中导出各个月份的管理费用明细表，下午才整理完，开始做费用分析表。中间又要开会，又要沟通，这些工作都很费时间，没有那么快。”……
领导听到张三一天的工作流程汇报后，再次提点了张三。“张三，你确实努力做了很多工作，但是你的工作流程有很大的问题，想到哪就做到哪，既没有提前准备，也没有应对突发问题的相关措施，所以整体进度才会这么慢。其实，你应该做张系统规划表，将任务需求、完成时间和所需技术分解并写下来，这样才能把握全局，高效率完成任务。”张三的问题也是大多数人都存在的：虽然在努力工作，但是一直不得要领，事倍功半。而且，领导在说自己的需求时并不会刻意地排序或者系统归纳，可是作为员工，在面对领导的需求时，需要进行系统规划。
系统规划的重点在三个方面。
是什么(What)：需求是什么？
何时做(When)：完成需求任务需要多少时间？什么时间做什么任务？
怎么做(How)：完成任务的方法是什么？需要的技术手段是什么？
事实证明，漫无目的，随心所欲，想到哪做到哪的工作方法，并不应该是职场人的工作习惯。系统规划工作需求是高效完成工作的必要条件。
Part03 财务工作必备的技能：熟练使用Excel
作为一名财务人员，当与领导沟通好需求，自己也做好了系统规划，是不是就一定能得到令领导满意的结果呢？当然不是。技术熟练始终是做事的核心要求，也是高效完成工作的必要条件。虽然沟通需求、系统规划有助于节省大量的前期工作准备时间，但工作完成的好坏是跟技术熟练度直接相关的。
“万事俱备，只欠东风”，张三觉得自己把领导的需求搞明白了，规划也做好了，只要把图表做出来就可以了。结果又一个半天过去了，张三依旧在计算机前不停地忙碌。原来张三因为Excel技术不过硬，操作不熟练，所以依旧无法做出令领导满意的分析报表。张三预想做的分析报表，不光是把本年度的费用统计呈现出来，还需要与上年同期的费用进行比较，让领导选择想看的某个月份时，能很直观的呈现出来。但是理想很丰满，事实很骨感。张三因为Excel操作不熟练，未掌数据动态汇总，以及动态图表呈现功能。所以在计算机前做了半天也没做出想要的分析图表来。其实他想要的分析图表如下：
那如何快速的完成这样一份分析图表呢？我们需要掌握数据有效性、控件、公式函数和图表的应用，即可快速的实现。
步骤01：先用数据有效性做出选择分析月份
步骤02：画出统计表格框架
步骤03：在表格中设置公式，计算不同年度的月份数以及累计数
不同年度在不同月份的费用金额计算公式：
=VLOOKUP(B9,'2022年'!A:M,MATCH($C$5,'2022年'!$A$1:$M$1,0),0)
同比增长率：=(本年-上年)/上年
不同年度的累计数：
=SUM(OFFSET('2022年'!B2,,,1,MATCH($C$5,'2022年'!$B$1:$M$1,0)))
步骤04：找到开发工具插入组合框控件，并设置好控件
设置控件格式
步骤05：制作画图数据区域
画图数据区域的数据可以通过index函数在统计数据区域进行取数。
步骤06：绘制图表
到这里就能看到熟练使用Excel对效率的提升到底有多大作用了。
我们只有多学习多练习，技术熟练，以一当百，这样才能高效高质量地完成领导交代的任务，也才能追求自身水平的进一步提高和能力的进一步提升。