E.1 收集功能
E.1.1 电子会计资料手工登记
电子会计资料手工登记参照下列需求:
a) 应支持手工输入电子会计资料元数据及上传电子会计资料并赋予唯一编号;
b) 应支持所输入的元数据项在满足国家有关标准的前提下,可根据需要增减;
c) 应支持元数据校验功能,可对元数据根据权限进行更改、删除、检索等操作。
E.1.2 在线接收
在线接收参照下列需求。
a) 应支持与业务系统的集成,能够从报销系统、核算系统、报表系统、税务系统等会计业务系统接收电子会计资料及其元数据,并对所接收的电子会计资料赋予唯一编号。
b) 应支持接收立档单位移交的,符合国家档案局、财政部相关标准规定的电子会计资料,包括但不限于:
1) 文本文件;
2) 版式文件;
3) 数据文件;
4) 图像文件;
5) 音视频文件。
c) 应支持对接收的电子会计资料全文进行格式转换的功能,生成符合国家、行业相关标准的电子文件格式。EXCEL等格式文件转换为版式文件后涉及跨页等问题,不能完整阅读的,宜支持原始格式在线查看。
d) 应支持电子会计资料元数据与纸质会计资料同步接收,支持自动建立电子会计资料元数据与会计资料全文的关联关系。
e) 应支持不限制接收电子会计档案的数量,支持对电子会计档案的接收数量、不合格退回数量等的统计与查询。
f) 宜支持在接收或捕获时,对重复接收或捕获的电子会计档案进行识别,系统应发出警告。
g) 应能够生成与移交清单对应的电子档案接收单,并自动赋予责任人、时间以及相关信息,提供输出等功能。
E.1.3 电子会计资料和电子会计档案离线接收
电子会计资料和电子会计档案离线接收参照下列需求:
a) 应支持电子会计资料、电子会计档案数据的离线批量导入功能,支持常见的 EXCEL、DBF、 MDB、XML、TXT、ET 等格式文件的导入接收,并实现元数据和电子全文的自动关联;
b) 应支持接收导入过程中数据的校验,如是否唯一、是否可以为空、日期格式是否正确等;
c) 应支持如出现部分数据导入失败时,提供报告说明;如出现中断(如断电、断网、死机等),应支持再次导入时,断点续传功能;
d) 应支持导入后形成交接凭据,交接凭据的要求参见《电子档案移交与接收办法》。
E.1.4 接收检测
接收检测参照下列需求:
a) 应支持对归档接收的电子会计资料按照 DA/T70进行真实性、完整性、可用性、安全性的检测;
b) 应支持检测后显示详细检测结果及问题说明;
c) 应支持检测完成后以件为单位形成检测业务实体元数据,保存在元数据中;
d) 应支持对接收的电子会计资料全文进行格式转换,包括按件转换和批量转换。
E.2 归档文件整理功能
E.2.1 划定保管期限
应支持按照电子会计档案保管期限表对归档电子会计资料划定保管期限。
E.2.2 组件
组件参照下列需求:
a) 应支持对来自于同一业务系统或不同业务系统的归档电子会计资料按照8.4、8.5、8.6给出的要求将归档电子会计资料组成件,并保持会计事项文件之间的有机联系;
b) 应支持对件内电子会计资料的子件进行排序;
c) 应支持组件后的撤销组件、重新组件等。
E.2.3 分类
应支持按照设定的会计档案分类方案,将电子会计资料进行分类,并给定类别号。
E.2.4 组成保管单位
组成保管单位参照下列需求。
a) 应支持对归档电子会计资料按照 DA/T39规则自动或在人工干预下组成卷或盒,并能按规则 将卷(盒)内电子会计资料排序定位,包括但不限制:
1) 应支持电子会计资料元数据和档案标引信息的自动生成功能;
2) 应支持电子会计资料目录的自动生成功能。
b) 应支持在人工干预下调整归档会计资料所属卷(盒)并重新排序定位。
E.2.5 编号
应支持依据档号编制规则形成档号,所形成档号唯一、合理、稳定、可扩充、简单。
E.2.6 编目
编目参照下列需求:
a) 应支持提供规范的会计档案目录模板,能按照 DA/T39套打出案卷封面、卷内目录或归档文件目录、全引目录、备考表、卷(盒)封面和脊背等;
b) 应支持进行目录模板制作,可以对模板中的字体、打印内容、排序方式等进行调整;
c) 应支持打印预览功能,宜支持多模板批量生成和打印功能;
d) 应支持根据模板对选定的归档电子会计资料或电子会计档案形成相应的目录;
e) 应支持按照 DA/T39格式将案卷封面、卷内目录、归档文件目录或全引目录、案卷目录、备考 表等通用格式文件导出功能;
f) 应支持会计档案编目操作过程有审计跟踪日志,可追踪、审计和审查。
E.2.7 关联关系建立
关联关系建立参照下列需求。
a) 应支持建立同一会计档案及其子件间关联关系的功能,包括但不限于:
1) 应支持建立电子记账凭证与电子原始凭证的关联关系;
2) 应支持归档电子会计资料主件与附件之间的关联关系;
3) 应支持电子会计资料全文与元数据间建立关联关系;
4) 应支持同一核算单位的电子会计档案之间建立关联关系。
b) 应支持电子会计档案元数据在档案移动、修改、处置后能够自动及时更新,确保关联关系的正确性。
c) 应支持电子会计档案之间的关联关系在档案移动、修改、处置后能够自动及时更新,确保关联的正确性。
d) 关联功能的操作应有审计跟踪日志,可追踪、审计和审查。
e) 宜支持存在纸质会计档案时,可维护纸质会计档案与电子会计档案的关联关系。
E.3 电子档案存储功能
电子档案存储功能参照下列需求:
a) 应支持电子会计档案的集中存储、分布式存储、集中+分布式存储,完全在线存储、部分在线存储+部分离线存储等存储方式;
b) 应支持可按离线存储载体容量进行信息组织,将组织好的会计档案存至相应的离线存储载体上,信息组织要求参见《电子档案移交与接收办法》;
c) 应支持文件存储与数据存储分离,不允许数据库中存储文件字节码。
E.4 电子档案保管功能
E.4.1 电子档案长期保存
电子档案长期保存参照下列需求:
a) 应支持电子档案存储格式的转换,将存入系统的电子档案转换为符合长期保存要求的存储格式;
b) 应支持对转为长期保存的电子会计档案及其元数据按照 DA/T70进行真实性、完整性、安全性、可用性检查;
c) 应支持长期保存的电子会计档案有日志记录,可追踪、审计和审查;
d) 系统应支持按离线存储载体容量进行信息组织,将组织好的档案存至相应的离线存储载体上,信息组织要求参见《电子档案移交与接收办法》;
e) 应支持采用迁移、仿真、封装、检测等方式保障数字档案信息的长期保管;能对非通用格式电子 档案阅读所需要的原始软硬件在系统中进行标识;
f) 应支持关键业务实体元数据记录到长期保存的电子会计档案元数据中。
E.4.2 电子档案存储格式转换与信息组织
电子档案存储格式转换与信息组织参照下列需求:
a) 应支持电子会计资料、档案的格式转换功能,如批量格式转换、单个转换、人工定制转换或通过外部解决方案实现转换,并生成符合国家、行业相关标准的用于利用和长期保存的电子会计档案;
b) 应支持能够将格式转换结束的电子会计档案个别或批量存储至存储载体;
c) 应支持对格式转换过程中发生的问题或错误,进行提示或发出警告,并记录未转换成功的相关信息;
d) 应提供对格式转换前后的电子会计档案进行真实性、完整性、安全性、可用性的检测功能;
e) 应支持在格式转换过程中添加可记录电子档案原始状态的信息。
E.4.3 备份
备份参照下列需求:
a) 应支持对电子会计档案的元数据、全文数据,进行完全、增量、差分备份等功能;
b) 应支持系统中出现故障后恢复电子会计档案全文数据及其元数据;
c) 应具备备份、恢复策略的配置和维护功能;
d) 应对备份的数据、介质和信息,进行登记、检测与管理;
e) 应记录备份、恢复的业务过程日志信息。
E.4.4 定期鉴定
定期鉴定参照下列需求:
a) 应支持对电子会计档案鉴定与处置的定义、配置和实施功能,按照电子会计档案的处置规则, 建立和配置鉴定与处置条件、策略和流程;
b) 应支持会计档案保管期限到期自动提醒功能;
c) 应支持根据鉴定意见调整电子会计档案保管期限、密级等功能;
d) 系统应保存鉴定与处置的过程信息,如记录鉴定情况、责任人员、意见和时间等信息,可统计查询;
e) 鉴定行为应记录日志,关键操作信息应记入电子会计档案元数据中,并可跟踪审查。
E.4.5 销毁管理
销毁管理参照下列需求:
a) 应支持对需要销毁的会计档案进行销毁申请、审批等流程定制;
b) 应支持从在线存储设备、异地容灾备份系统中彻底删除被销毁的电子会计档案,同时应留存已销毁电子会计档案的元数据信息,并在管理过程元数据、日志中自动记录鉴定销毁活动;
c) 宜将销毁档案的相关记录单独建立数据库进行安全保存,与当前有效的电子会计档案进行分别管理;
d) 应支持对销毁的电子会计档案编制销毁清册,记录文件名称、数量、销毁原因等信息。
E.4.6 移交
移交参照下列需求:
a) 应支持电子会计档案到期移交提醒的功能;
b) 应支持电子会计档案移交的在线申请、审批等流程设置;
c) 应支持移交接收前对电子会计档案进行真实性、完整性、安全性、可用性检测;
d) 应支持符合移交要求的电子会计档案移交完整会计档案信息包,移交过程中产生的关键业务 信息需记录到档案元数据中;
e) 应支持档案移交接收后形成会计档案移交清册;
f) 应支持移交过程中的业务操作记录日志,可跟踪审查。
E.4.7 介质管理
介质管理参照下列需求:
a) 应支持对存放电子会计档案存储介质的统一管理,系统管理员可根据介质保管的实际需求为会计档案设置相应的存储介质;
b) 宜支持介质预警功能,当存储介质不稳定、存储空间不足等情况出现时,通知系统管理员。
E.5 统计与报表
统计与报表参照下列需求:
a) 应支持对电子会计档案数量与容量的统计功能,可按照档案的会计分类、文件格式、时间等维度进行统计;
b) 应支持对一定时间期限内的电子会计档案的接收、整理、保存、鉴定、利用等关键业务工作情况进行统计的功能;
c) 应支持统计结果的输出及打印;
d) 宜支持内置常用电子档案工作统计报表模板,并能够基于模板根据输入条件生成统计结果;
e) 宜支持报表制作工具,支持用户自定义统计报表。
E.6 利用功能
E.6.1 检索查询
检索查询参照下列需求:
a) 应支持按会计分类检索档案,具备模糊检索、组合检索、筛选检索、关联检索等多种检索方式;
b) 应支持对会计档案元数据、全文数据检索的访问权限控制。
E.6.2 浏览
浏览参照下列需求:
a) 应支持对常见格式的电子会计档案信息进行浏览,如元数据浏览、全文浏览等;
b) 应支持对电子会计档案浏览的访问权限控制;
c) 应支持授权范围内的在线浏览、下载、打印等操作;
d) 宜支持在电子会计档案浏览时增加防盗水印等保护措施。
E.6.3 借阅
借阅参照下列需求:
a) 应支持对电子会计档案借阅申请、审批、催还、归还功能;
b) 应支持电子会计档案在线借阅申请、审批和流程定制等操作,支持自动授权功能;
c) 应支持借阅审批流程符合会计档案管理利用制度;
d) 应支持授权范围内的在线阅读、下载、打印等操作;
e) 应支持对下载的电子会计档案原文权限的使用控制,可包括但不限于:
1) 全文在线浏览控制;
2) 全文在线打印控制;
3) 全文下载浏览次数、时间的控制;
4) 全文防拷贝、防扩散、防篡改。
E.7 系统管理功能
E.7.1 日志管理
日志管理参照下列需求:
a) 应支持日志记载功能,记录用户操作信息、系统启动关闭信息、用户登录等行为和信息;
b) 应支持对电子会计档案管理关键业务过程操作行为和系统非授权访问等事项进行审计、跟踪 的功能,记录发现的问题;
c) 应支持日志自动生成的功能,并实施分类管理;系统日志应包括系统运行日志、用户操作日志、 电子会计档案数据处理日志等类别;
d) 应支持用户行为监控和预警工具,通过系统消息、邮件、短信等方式告知系统安全保密员;
e) 宜支持日志的检索、查询功能,通过可视化的界面展示日志的检索结果。
E.7.2 系统设置
系统设置参照下列需求。
a) 应支持对电子会计档案进行流程化管理,可根据不同的电子会计档案类别的管理要求设置相应管理流程,可对流程进行跟踪和回溯。
b) 应支持对电子会计档案元数据结构进行定义和维护的功能,规定电子会计档案分类的等级层次及关联关系,具体功能可包括但不限于:
1) 使用系统提供的功能对分类体系进行逐级定义;
2) 从外部接口文件中导入分类体系;
3) 从外部系统中自动导入分类体系;
4) 系统开始使用后,会计分类目录结构的修改、调整应在审批后方可进行,并采用安全可靠的方法确保电子会计档案不被修改。
c) 应支持代码表的设置与维护,如会计年度代码、密级代码、保管期限代码等信息的设置与维护; 应支持元数据及其关联关系的设置维护,可以定义元数据的名称、类型、是否为空、是否唯一、 字符串长度限制、缺省值、最大值、最小值、组合字段、关联关系等属性信息。
d) 应支持“四性检测”的设置维护,可进行检测规则、检测元数据项目等设置。
E.7.3 用户管理
用户管理参照下列需求:
a) 应支持用户信息的直接录入,或通过接口方式同步其他系统中的用户信息;
b) 应支持系统管理员、系统安全保密员和系统安全审计员的三员分立的安全控制功能;
c) 应支持用户信息的管理,对用户信息可以进行查看、新增、修改、删除、启用、禁用、分组、分类等 功能操作,用户信息的删除、启用、禁用可以支持批量操作;
d) 应支持用户密码强度管理,可以设置、调整用户密码强度策略,对于多次登录验证失败的用户账号信息,支持用户锁定处理;
e) 宜具备用户身份安全认证服务或用户信息绑定固定IP地址和MAC地址等功能,实现控制用户登录,保证信息安全。
E.7.4 组织管理
组织管理参照下列需求:
a) 应支持组织机构信息的直接录入,或通过接口方式同步其他系统中的组织机构信息;
b) 应支持组织机构的多级管理功能;
c) 应支持组织机构信息的管理,对组织机构信息可以进行查看、新增、修改、删除等功能操作,可实现用户与组织机构的映射。
E.7.5 权限管理
权限管理参照下列需求:
a) 应支持电子会计档案权限管理功能,保证授权用户能够在其权限范围内进行合法操作;
b) 应支持权限精细控制,如指定用户、角色、岗位、单位等授权档案记录的访问和使用权限;
c) 应支持权限有效期的设置,到期后系统自动取消权限;
d) 应支持根据职责和岗位的不同以功能和数据授权方式赋权。
说明：以上内容来源于《电子会计档案管理规范》！
