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Power BI 可视化分析OUTLOOK邮箱数据

是小必,很高兴在这里遇见你,以Excel和Power BI会友。

今天,我们来一期Power BI的数据可视化的的案例。做一个简单的单表实战项目,分析你的OUTLOOK邮件的数据,分析一下谁是压榨你的资本家。如下图是所示,是我分析我的邮件的可视化作品。

我们按照常规的数据分析的三个步骤来实行本期的这个项目。即获取数据,分析与建模,最后对数据进行可视化。

获取数据

首先我们使用Power BI中的Power Query来连接OUTLOOK邮箱,来获取邮件数据。选择【联机服务】-【Microsoft Exchange Online】-【连接】,来连接OUTLOOK邮箱。如下图:

接着在弹出的对话框中,输入邮件地址,对【Exchange my6yn账户】对应的右面的账户中输入密码。如下图:

加载进去以后,选择Mail的数据即可,如果可以还可以选择日程等相关的数据表。在Power Query中,对数据进行简单的删减后就可以加载进来,进来建模了。获取的数据都是很完整的数据,所以不必对数据进行过多的处理。(本次只分析收件箱数据,所以对于其他删除的邮件,草稿,已出的邮件可过滤掉)。

分析与建模

加载数据后,我们开始建立分析维度。本期我们主要想看一下:

  • 发件人一般在1天中的那个时间点会集中发邮件;

  • 每天收件的趋势与分布状态;

  • 每个月的收件数量情况;

  • 按工作日(即星期序列来看)收件的数量。

由于是单表,数据不对,所以我们就不需要建立单独的日期表了。直接在原表的基础上新建列来进行。(提示:如果同时要分析发件箱或者日程的时候,最好单独建立日期表)。以下均为计算列:

日期:

date = FORMat ( INT ( [DateTimeSent] ), "YYYY-MM-DD" )

年份:

年份 = FORMAT([DateTimeSent],"YYYY")

月份:

月份 = FORMAT([DateTimeSent],"YYYYMM")

时点:

时点 = hour([DateTimeSent])

星期:

weeknum = WEEKDAY ( [DateTimeSent], 2 )

以上,全部属于计算列。接下来我们开始书写度量列:

先写一个基础的度量值,即邮件的数量:

邮件数量 = countrows('Mail')
邮件已读% =varcunt = CALCULATE(Countrows('Mail'),'Mail'[IsRead]=True)returndivide(cunt,[邮件数量])
重要邮件% = VARimcunt = CALCULATE( [邮件数量],'Mail'[Importance] = "High" )RETURNDIVIDE ( imcunt, [邮件数量] )
带附件邮件% =VARimcunt =CALCULATE ( [邮件数量], 'Mail'[HasAttachments] = TRUE )RETURNDIVIDE ( imcunt, [邮件数量] )

可视化

基本的准备工作已经完成后,接下来,我们开始可视化部分的制作:

首先使用单行卡片图来做三个重要的指标,分别为已读占比,重要邮件占比与带附件邮件占比。这三个卡图片是将已经写好的度量值直接分别拖放至卡片图中,并且设置相应的格式即可:

接下来,来制作这两个趋势图。

第一个是小时的趋势,x轴的字段为计算列"时点",,值为度量值"邮件数量",然后进行设置即可。

第二个是每天的趋势,x轴的字段为计算列"date",值为度量值"邮件数量",然后进行设置即可。其中平均线是在格式设置中切换到"分析"选项卡中,添加平均线即可。

接下来,我们看一下每个月的每天的接收的邮件数量,我这里选择了一个日历图。先从视觉对象库中找到"Canlendar by Tallan"这个视觉对象,加载进来。然后date字段中放入计算列"date",Values字段中放入度量值"邮件数量"。然后进行设置。

这两个维度的分析,可以参考上面的折线图的方法来完成。

最后我们再讲一下条形图中的这个提示工具如何做的。

这个提示工具的做法是,先新建一个页面,然后设置页面的信息,打开"提示工具"开关,将页面大小设置为"提示工具",重要的一点是记得将该页面进行隐藏噢。

再放入视觉对象树形图,将计算列"时点"与度量值"邮件数量"分别放入相应的字段,进行设置。再返回至每个收件人的条形图中。在视觉对象中进行设置。如下所示:

最终设置相应的筛选器切片,然后再对整个页面进行设计美化。

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