计划员每天基本都会遇到业务员大量的询单：
我/客户有个订单，数量大约***，规格是***，现在下单要啥时交货？
我有个订单，数量***，物料都齐了，最快啥时交货？
我的**订单，原来交期安排在下月中旬，现在客户要本月底交，行不行？
……
业务员来咨询，是因为他的客户在询盘。如果不及时恰当回复，可能会失去这个订单，或者让客户产生误会；经常如此，会失去这个客户。
如果公司规模较大，业务量大，业务员多，业务种类杂，含内外贸，那计划员每天光是不停地电话/当面/邮件应对回复此类询盘/询单，就要头大！基本无法静下心来做其他工作。
怎么办？
一．计划员建立订单池，接到查询时能快速查核各周订单负荷，再合理复期。
1. 建订单池
建立已评审（已回复交期）的订单明细记录。相当于一个数据库，订单池。里面详细记录了已经评审回复交期的订单明细：客户，订单号，产品名称，规格型号，数量，物料齐套状况，欠缺物料的交期，订单交期。
每周/每月的生产计划表，都是从里面选取/复制出来的；每来新的订单，经过计划员评审后，都当天（最迟不超过次日上午）记录入此表。
已排入周计划订单，从此池中标注出来；已生产入库订单，从此表中删除，单独再建表。
2. 区分周期
整个订单池中订单建立为一个EXCEL工作簿（book）;再把此工作表分为不同的工作表（sheet）,然后依次按每月每周的周期命名此sheet，交期在此周期内的订单就记录/输入此sheet内。
比如《2023年订单汇总》为EXCEL工作簿（book），里面有如下sheet：
1月30—2月5（第一周）；2月6日—2月12（第二周）；2月13—2月19（第三周）；以此类推，一直往后新建sheet，直接以周期起止日期命名sheet名称，直观易查找。
要注意每个sheet中栏目设置，格式必须一模一样，以防止在各个sheet中复制，剪切订单时等操作时错误，把表搞乱。来了订单就录入相应sheet内。
每个sheet的最后最下面有个产品总数量的汇总，就是此周的订单总量汇总。
3. 比对订单负荷与生产能力的匹配度，确定大致周期
计划员对比目前一周实际产能：日产能×每周工作日=周产能。
再与sheet的订单总量汇总做对比。如果周产能比此sheet订单总量汇总大，则此sheet（即此周）还可以继续排进去订单。则此订单可以回复在此周期（7天）之内灵活回复。所有客户都希望交期越近越好。所以当然是从前往后，由近及远逐步去回复交期，填充sheet。
如果sheet内订单总数大于每周产量，那说明安排在此周期的订单已经超过了周产能，当然需要计划员在进行准时周计划排程前做好调整/安排，使其大致匹配相当。
4. 确定具体订单交期
至于在一个周期内，如何具体回复到哪天，那就简单多了。因为在同一周期内，日期相差也不大了，最多也就差6天。计划员可以根据此周期内订单情况，做灵活合理的回复，尽量使每天的负荷平均，同时尽量满足业务员的需求即可。
当然，实际的评审/复期可能比这要复杂，因为产品不会只有最终的一个总装工序，会有其他的工序，甚至外协工序，多条不同产品的生产线，情况比这复杂得多。
但是基本原理及应对方法是一样的，无非多建立几个表格；同时注意，抓住及处理重点工序就行了，没必要也不可能面面俱到，要分清主次。
二．物控员先查询回复业务员所查询“订单”的物料状况，这是基础。
1. 业务员来询单时，先咨询物控员关于此单的物料状况。（仓存是否有料？是否足够？缺啥？啥时能到？）此物料状况一明确，再结合对订单池的分析，计划员就能快速地回复业务员的咨询了。
2. 在计划员每天输入订单的“订单池”内，物控员必须每天更新物料状况。此表由计划员先输入，然后两人共享，共同维护使用。
3. 要让业务员明白，计划员对每次询单的回复是有时效性的，一般只在1—3天内有效。因为订单池里的订单量，订单情况是不断在变化，增加的。
所以，客户/业务在询单得到答复后，要在1—3天内下单，否则来单要重新评审/回复。
最后说明，如果业务员咨询内容较多较杂，就不要口头或者邮件咨询了，业务员直接制作书面《订单评审单》，请计划员评审。情况紧急的注明急单即可。
这里的询单仅是指每天进行的口头或者电话/邮件的简单询单。