给数据行排序是电子表格中最常见的一种应用，如按姓名排序、按年龄排序等。本篇主要阐述数据排序的操作方法和注意要点。以下操作均以WPS表格为例，Excel操作与此类似。原始数据如图1所示：
一、操作方法
1、按某一列排序
假设要按照姓名重排数据行，则把光标定位在姓名列的任一有内容的单元格中，点击菜单>数据>排序（上半部），就会立刻执行完毕。结果如图2所示：
类似的，也可以把鼠标定位在年龄列中的任一有内容的单元格中，按如上操作即可得到按年龄由小到大的排序结果。
可见，对字母和中文内容的排序是按照字母顺序由小到大进行排序的，对数字也是由小到大排序的，默认设置就是升序排序的。当然也可以让数据行按某列进行倒序排序，假设我们还是按照姓名，但进行倒序排序，则点击菜单>数据>排序（下半部）>降序，结果如图3：
2、按多列排序
由上可知，按单列进行升降序的排序是非常简单的。但如果要满足多个排序条件，则要进行一点设置了。假设要先按部门排序，再按姓名排序，操作方法为：把鼠标定位在表格内的任一单元格中，点击菜单>数据>排序（下半部）>自定义排序，在弹出的排序对话框中，勾选“数据包含标题”，在“主要关键字”列中选择“部门”，然后点击其上方的按钮“添加条件”，在“次要关键字”中选择“姓名”，点击“确定”按钮，结果如图4：
3、部分区域排序
前两种排序方式都有一个共同点，那就是，无论是按单列排序还是多列排序，每一行无论上下移动到哪里，这一行的数据都是整体移动的，我们绝大部分的需求都是这样的。但有时，我们可能只想对其中的一部分数据进行排序，而不改变其他区域。假设我们仅想对上图中的生产部中的姓名按倒序排序，而其他内容不变。则先用鼠标左键选中从“范平”到“赵爱华”这个5个单元格区域，点击菜单>数据>排序（下半部）>降序，此时会弹出排序警告对话框，给你两个排序依据：扩展选定区域、以当前选定区域排序。如果你选择前者，则整行数据将一起上下移动；如果选择后者，则只有这几个姓名在此列内上下移动，而其右侧两列的数据均固定不动。如果选择后者，一定要注意是否造成数据失真，此例中虽然实现了同一部门内员工姓名的倒序排序，但生产部员工的年龄都将发生错误对应，如图5所示：
所以，当我们仅对部分区域进行排序时，如果出现排序警告对话框，最好选择“扩展选定区域”，以避免排序后数据失真的情况。
二、注意事项
1、排序前最好先选择目标区域
建议无论是以单列为排序依据，还是多列，在排序前都先选中需要排序的整体区域（矩形，含标题），然后再进行自定义排序，设定好排序依据，确保不发生不完全列排序。如以下原始数据如图6所示：
这个表存在一个空列，如果不先选中所有列，只是把鼠标定位在姓名列中，则无论是按姓名排序还是按部门、姓名排序，性别列的数据都不会发生变动，这就会造成排序后的数据失真。最保险的做法，还是先选中A-E列再进行排序，以保证性别列的数据会随着此行的移动而整体移动。
2、保留原始顺序标记
有时，原始数据表的顺序虽然不符合要求，但其天然的顺序也是有一定意义的，比如行号越大的数据表示进入此表的时间越晚。但当我们进行多次排序后，发现存在问题，想回到最初的顺序时，就会发现那份未经雕琢的最初已不复存在了。尤其是，当表格排序进行后已保存关闭，再想回到初始顺序已回天乏力。为此，建议你在开始任何排序前，先添加一列，为原始数据行顺序打上标记，这样无论你怎样对表格排序，在任何时候，只要你想，都可以快速回到最初的状态。如图7：
我们先在最左侧插入一列，标题设为“sn”，并给各行依次填入从1开始的整数。如此，无论你怎么排序，只要是整行移动，那么这张表的数据行的原始顺序永远不会丢失。任何时候，你都可以通过对sn列排序，回到该表最初的排序状态。