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考题要求

在"尊敬的"文字后面，插入拟邀请的专家和老师姓名，拟邀请的专家和老师姓名在考生文件夹下的"通讯录.xlsx"文件中。每页邀请函中只包含1位专家或老师的姓名，所有的邀请函页面请另外保存在一个名为"Word-邀请函.docx"文件中。

技巧概述

类似此类的考题就需要使用【邮件合并】功能。通过邮件合并，以【考生文件夹】中的Excel表格为数据源，给表格中的每个人，或指定的人制作一页或多页Word文档。制作邀请函、通知单、贺卡等批量操作都属于此类。

点击【邮件】—【开始邮件合并】—【邮件合并分布向导】。

在窗口右侧将打开【邮件合并】窗格。第1步【选择文档类型】默认选择【信函】，然后点击【下一步：开始文档】。

第2步【选择开始文档】使用默认的【使用当前文档】，点击【下一步：选择收件人】。

第3步选择收件人使用默认的【使用现有列表】，点击下方【浏览】。

然后将打开一个名为【选取数据源】的窗口，文件路径逐级定位到【考生文件夹】，选中其中的Excel表格【通讯录】，点击【打开】。

接着将打开一个名为【选择表格】的窗口，该窗口列出的表格是刚才选中的Excel表格中存在的各个工作表，一定要点击选择其中有数据的工作表，其余的工作表是起到误导作用的空表。

点击【确定】后，又将打开一个名为【邮件合并收件人】的窗口。其中列出的就是Excel表格中的所有行，也就是所有收件人，默认是全部勾选。

如果考题指定了只为列表中符合某些条件的收件人制作文档，则可以通过【筛选】功能进行收件人筛选。持续关注我，后续更多文章讲解相关操作。

第3步收件人选择完成后，点击【下一步：撰写信函】。

来到第4步，先将光标置于需要插入内容的地方，点击【插入合并域】。

在【插入合并域】列表中将列出一些文字，这些文字就是收件人所在Excel表格中的每一列的列标题。

点击其中的一个内容，在光标处就会插入一个与之同名的域，该域就可以跟随收件人而改变。

更多的时候，考题会指定一些条件，比如在男性收件人的姓名后自动输入先生、在女性收件人的姓名后自动输入女士等。这种情况就需要建立一些【规则】。相关操作会在后续文章中介绍。

继续点击【下一步：预览信函】。

进入第5步，在之前插入的合并域处，就会显示出结果，点击收件人旁边的左、右箭头，就可以查看其他的收件人效果。

确认无误后，点击【下一步：完成合并】。

来到第6步完成合并，也是最后一步，点击【编辑单个信函】。

在打开的【合并到新文档】窗口中，默认选择【全部】，点击【确定】。

然后将自动打开一个名为【信函1】的新Word文档。

该文档就是批量生成的结果，当中的每一页或多页就是一个收件人。

当然，有的考题会要求在将多个不同的收件人放置在一页文档中，这样的操作也不复杂，后续文章将予以介绍。

接下来，将新文档【信函1】执行保存，保存地点选择【考生文件夹】，并输入指定的文件名，点击【保存】。

最后，记得对源文档进行保存。

以上操作在【邮件】下方功能区中的各个命名中都可以实现，但是个人习惯使用分步向导，因为分步向导思路清晰，不易出问题。

在选择收件人的Excel表格时，最好先打开Excel表格，确认数据所在的工作表。

在邮件合并结束之前，收件人所在的Excel表格不可编辑修改，只可以只读方式查看。

感谢阅读，获取更多操作技巧，请见文章合集与专栏。