甘特图之于项目经理，就像锤子之于木匠。
它是项目经理最常用的工具。它用于传达最关键的信息。它在项目成功中发挥着巨大的作用。
由于项目从定义上讲是临时的，因此完成日期几乎是每个项目中的关键项目。甘特图在项目规划期间用于确定完成日期，以及在项目执行期间用于确保满足完成日期。
就像优秀的木匠让他们的工具保持良好状态一样，优秀的项目经理每天都会查看他们的甘特图，并确保关键路径任务走上正轨。
什么是甘特图？
在项目管理中，甘特图是项目进度的条形图，它使用水平条来说明每项任务的开始和完成日期。它为利益相关者提供了项目进度的快速概览。它是项目管理计划的重要组成部分。它还可以说明项目任务之间的关系。
甘特图是向项目利益相关者传达信息的绝佳方式。在一个图表中，您可以传达以下信息：
任务列表
任务开始日期和结束日期
任务持续时间
项目开始日期和完成日期
项目里程碑日期
项目完成日期
甘特图确实是一张胜过千言万语的图片。但是它有局限性，您应该了解这些限制，以便有效地使用它。
如何创建甘特图
有许多软件选项可用于创建甘特图。从 MS Excel 到基于 Web 的选项，每个选项都有其优点和缺点。最好的方法是学会使用一种软件并坚持下去。
Microsoft Excel：尽管可以，但使用电子表格需要一些有关图表功能的高级知识。但是，如果您是高级用户，它是一个快速选项，具有许多格式化可能性。可以使用条形图功能，也可以使用条形的背景颜色手动绘制图表。前者速度更快，但无法提供强大、专业的结果。后者速度较慢，但几乎可以无限定制。
Microsoft 项目：许多行业中经验丰富的项目经理都使用 Microsoft Project，它可以在几分钟内创建甘特图，并可以跟踪任务相关性、浮点数和挣值进度。
在线软件：这些是软件开发行业的常态 - 它快速、可定制且易于与项目团队共享。选择正确的功能取决于您需要的复杂程度（任务依赖关系、挣值报告、导入/导出等）和所需的功能。由于那里有许多质量差的选择，我们列出了以下十大基于 Web 的项目管理软件，这些软件已经成熟并拥有庞大的客户群。我们推荐的列表是：
Wrike （www.wrike.com)
Zoho Projects （www.zohoprojects.com)
星期一 （www.monday.com)
汤姆的规划师 （Tom's Planner） （.tomsplanner.com)
体式 （www.asana.com)
Smartsheet （www.smartsheet.com)
ProjectManager.com （www.projectmanager.com)
Mavenlink （www.mavenlink.com)
ProWorkFlow （www.proworkflow.com)
工作区 （www.workzone.com)
甘特云 （https://ganteyun.com）
行业特定：大多数行业都有突出的专业软件，例如建筑行业的 Primavera P6。这些往往很昂贵并且需要投资培训，但它们可以在您所从事的行业中为您提供可信度。
工作分解结构
甘特图表示项目计划流程的高潮。
在项目管理知识体系 （PMBOK） 以及 PRINCE2 和 IPMA 方法中，项目管理从将项目分离为任务开始。这些任务的工作时间应在 8 到 80 小时之间。太小，项目被微观管理，产生巨大的开销，几乎没有好处（和沮丧的团队成员）。太大，项目跟踪机制就会变得不那么有效（大型任务和大型项目之间几乎没有区别）。
这种将项目划分为组成任务的做法称为工作分解结构，通常缩写为 WBS。
以下是围栏构建项目的示例 WBS：
如果可能，任务应该先用动词命名，然后再用名词命名。例如，将任务称为“Holes”或“Gate”通常是直观的，但一个简单的名词大大增加了项目计划的可读性——“Dig Holes”或“Hang Gate”，就像我上面所做的那样。
工作分解结构就像房子的框架。木匠必须小心建造它，因为许多组件都依赖于它。但甘特图的真正结构是任务持续时间。
任务估算
要确定甘特图上条形的长度，必须估计任务工期。有两种主要的估计技术：
类比估计： 该任务将与已完成的先前任务进行比较。例如，
当邻居建造他的围栏时，这些洞需要 5 天才能完成。参数估计：该任务与单价进行比较，这些可以来自个人经验，但通常由行业权威机构发布，并且是该工作中所有因素的总平均值的结果。例如，
当地建筑协会估计您每小时可以挖 5 个栅栏柱孔。
这些可以与三点估计结合使用，这是一种使用乐观和悲观估计来确定最终估计的非常直观的方式。最终值可以取为平均值：
te = （a + m + b） / 3
或者，如果希望使估计值更接近平均值，则可以使用 beta 分布：
te = （a + 4m + b） / 6
哪里：
te= 估计
a = 乐观估计
m = 最可能值
b = 悲观估计
使用称为自下而上估算的流程，将任务添加到 WBS 中。
自下而上估算：将工作分解结构的较低级别组件的估计聚合到总体项目估计中的过程。
这是通过在 WBS 表上添加一列来完成的：
在此阶段，您可以在甘特图上绘制任务和工期。
但甘特图的真正强大之处在于项目效率，即能够计划同步任务、安排项目资源和最小化项目的完成日期。这就是任务依赖关系的用武之地。
任务依赖关系
项目任务之间有四种类型的依赖关系。这些任务中的每一个都在甘特图上用从一个任务到另一个任务的箭头进行描述。
完成到开始：这是最常见的。任务 A 必须在任务 B 开始之前完成。
完成到完成：任务 A 必须先完成，任务 B 才能完成。
开始到开始：任务 A 必须先启动，任务 B 才能启动。
开始到结束： 任务 A 必须在任务 B 完成之前启动。这个相当罕见。
开始到结束：任务 A 必须在任务 B 完成之前启动。这个相当罕见。
这些依赖关系将作为前置任务添加到 WBS 中，如下所示：
所有任务都有一个前置任务（或前置任务）。如果您不需要执行任务来完成项目，则它不应成为项目的一部分。
现在，这些任务已链接在一起，从而实现了令人印象深刻的项目调度和规划水平。
但是，仍然缺少一块。某些任务可能能够与其他任务并行进行，从而缩短进度。如何最大限度地提高项目任务的效率？答案是网络图。
网络图
由于无法从甘特图计算关键路径任务和任务浮点数，因此使用网络图来确定每个任务的浮点数。
在项目管理理论中，
关键路径是确定项目完成日期的任务序列。如果关键路径任务的完成时间超过预期，则整个项目的完成日期将延长相同的时间。
Float，也称为 Slack，是任务可以在不影响项目完成日期的情况下延迟完成的数量。关键路径任务的浮点数为零。
如果一项任务处于关键路径上，则应认真观察它以确保它按时完成，因为如果没有，整个项目完成日期将不得不移动相同的时间。
同样，具有 float 的任务有一些移动空间，并且可以相应地进行管理。
要构建网络图，每个任务都有一个框，其中显示以下信息：
期间：之前计算的任务持续时间是流程的主要输入。
早期开始 （ES）：任务可以开始的最早日期。
延迟启动 （LS）：任务可以开始的最晚可能日期。
提前完成 （EF）：任务可以完成的最早可能日期。
延迟完成 （LF）：任务可以完成的最晚可能日期。
浮：任务可以 “移动” （float） 而不影响项目完成日期的数量。
Float = 延迟完成 – 延迟开始
创建网络图的过程如下：
在顶部中间的框中输入每个任务的工期。这些值之前已在 estimating 步骤中确定。
执行Forward Pass以确定项目完成日期：
在第一个任务的左上角框中输入数字“1”。这意味着它从第 1 天开始。
通过添加持续时间并减去 1 来确定第一个任务的延迟开始 （LS）。这是因为结束日期包括任务工期。LS = ES + 持续时间 – 1
以下任务的 Early Start （提前开始） 只是上一个任务完成后的第二天。当您有两个 LS 可供选择时，请选择较高的一个。ES2= LS1+ 1
在网络中的其他任务中重复此过程。因此，项目完成日期为第 17 天。
执行 Backward Pass 以确定任务浮动：
从最终任务中选择 LS，并将其输入到 Late Finish（延迟完成）（右下角）框中。如果有多个最终任务，请选择最高的 LS 并将其输入到所有最终任务的 LF 中。
通过减去任务工期来计算最终任务的 Early Finish（左下角）。同样，开始日期和结束日期都包含持续时间，因此您需要添加一个。EF = LF – 持续时间 + 1
前一个任务的 LF 只是比后一个任务少 1。当您有两个或多个 LF 可供选择时，请选择较低的一个。EF1= 低频2– 1
在网络中的其他任务中重复此过程。
在每个任务的底部中间框中输入浮动浮点数 = EF – ES
float 为零的任务位于关键路径上。在这种情况下，只有 “Build Sidewalk” 任务不在关键路径上。它的浮动时间为 5 天。
生成甘特图
网络图告诉您在甘特图上放置每个任务的开始日期和结束日期的位置。
开始日期可以是 最早开始 （ES） 和 最晚开始 （LS） 日期之间的任意值。
完成日期可以是最早完成 （EF） 和最晚完成 （LF） 日期之间的任意值。
float 为零的任务是固定的。他们正走在关键的道路上。
初始甘特图如下所示：
请注意 Bob 和他的帮助程序是如何过度扩展（以红色突出显示）五天的，因为甘特图没有考虑资源冲突。甘特图不考虑资源的可用性或有效使用。这就是资源调配的用武之地。
资源调配
甘特图在项目资源的可视化和管理方面存在固有的弱点。
例如，如果挖掘机需要 40 小时才能完成一项任务，则可以直观地在甘特图上输入 5 天。但是，如果挖掘机也用于其他任务，或者让操作员出去执行其他项目任务，则可能会更有效（且更便宜）。在这两种情况下，甘特图都需要 5 天以上的时间来完成该任务。
同样，如果您一周需要 2 名工人，下周需要 6 名工人，则可以调整时间表以连续需要 4 名工人，从而节省资金。但是甘特图并不能轻易地显示这种潜在的效率。
使用甘特图软件时，您必须持续了解此限制。大多数软件都允许您为每个任务输入资源单位，然后在资源过度扩展时通知您，甚至为您进行资源调配。但在实践中，您必须更进一步。专业的项目经理总是以最大限度地提高资源使用效率的观点来查看他们的甘特图。
因此，资源调配是“平滑”（调配）项目资源使用率以降低项目成本的过程。
要执行资源调配，我们将使用辅助轴（垂直）来显示每个项目资源。资源在任务估算阶段就已经估算过了。我们只需将资源放入每个任务的空间中，然后将它们相加即可。操作步骤如下：
在甘特图下方显示资源列表。
在任务下方输入每个资源的使用情况。如果同时发生两个任务，请将资源使用情况一起添加。
如果资源使用不可接受或可以提高效率，则：
延长任务的持续时间，直到资源使用量可接受。
获取额外的资源并保持任务持续时间不变
以上各项的任意组合
甘特图条形会延长，直到平均资源使用率可接受。在我们的示例中，可以将其中任何一项任务扩展到将 Bob 和帮助者的时间减少到每天 8 小时。
这样就完成了甘特图的生成。
如您所见，使用软件来生成它要容易得多，也要快捷得多，它可以为您处理任务依赖关系和资源均衡。专业的项目经理使用甘特图，其中包含任务依赖关系、任务预算、资源平衡以及我描述的所有花里胡哨。
但这还不是全部！一旦项目进入执行阶段，甘特图就用于使用称为挣值分析的流程来跟踪每个任务的进度。
如何使用甘特图按时完成任务
在项目管理方法中，挣值法用于防止偏离项目进度。就像使用正确计划的木匠一样，甘特图被用作比较进度的衡量标准。
在预定的时间间隔（通常为一周）中，根据项目进度确定以下三个变量：
计划价值 （PV）： 每个任务的运行时间，以任务预算表示。例如，如果任务计划从 6 月 1 日持续到 6 月 10 日，而今天是 6 月 3 日，则 PV = 任务预算的 30%。
挣值 （EV）：任务的实际进度。例如，如果任务完成 25%，则 EV = 25% x 任务预算。
实际成本 （AC）：任务迄今为止的实际成本。
从中计算出四个变量，用于传达当前项目状态。
进度差异 （SV）：与项目进度的偏差量，以项目预算表示。
SV = EV – PV进度绩效指数 （SPI）：与项目进度的偏差量，以项目预算的百分比表示。
SPI = EV / PV成本差异 （CV）：与项目预算的偏差量。
CV = EV – 交流电成本绩效指数 （CPI）：与项目预算的偏差量，以项目预算的百分比表示。
CPI = EV / AC
这些变量告诉您在分析时（通常是现在）项目是提前还是落后于计划，但以下四个变量将以前的项目绩效外推到未来，以估计各种情况下的最终项目绩效：
完工估计 （ETC）：完成项目所需的剩余预算。
完工估算 （EAC）：估计的最终项目成本。
完工方差 （VAC）：估计的最终成本差异 （CV），即项目将超出或低于预算的估计金额。
要完成性能指数 （TCPI）：成本绩效指数 （CPI），即允许项目按预算完成的效率水平。
项目经理（通常是他们的项目管理软件）每天、每周或定期计算这些变量，以确定项目的健康状况，并帮助做出使项目重回正轨的决策。
甘特图的组成部分
甘特图至少必须包含以下两项内容：
任务列表
表示每个任务的开始日期和结束日期的条形。
其他可以使用的项目包括：
任务依赖关系：任务之间的关系可以显示为从一个任务到下一个任务的箭头。这样可以非常清楚地显示哪些任务相互依赖，并轻松评估不同场景对项目的影响。
关键路径：关键路径可以通过不同的彩条、粗体字体或图表上这些任务的任何其他简单标识来描述。这使得很容易看到哪些任务必须得到额外的关注以确保它们按时完成。
资源：一些项目经理会在任务名称旁边列出资源。主要资源（工具、设备等）的存在（或不存在）会对进度产生重大影响。列出资源可确保在任务开始之前，资源的采购就是首要考虑因素。
预算：每个任务的估计成本，显示在任务名称旁边。预算是一条有用的信息，并且由于项目控制（挣值分析）通常发生在您面前的甘特图上，因此预算允许轻松进行手动计算和/或从整体角度了解项目的健康状况。
挣值指标：执行挣值分析后，成本绩效指数 （CPI） 或完成方差 （VAC） 等量度可以帮助报告任务的运行状况以及整个项目的运行状况。尽管如果显示的任务列表太多，这些指标可能会使任务列表变得混乱，但向高级管理层提供甘特图以及挣值指标以传达项目的运行状况可能非常有帮助。
甘特图示例
在 Excel 中创建甘特图
使用 Microsoft Excel 创建甘特图不仅是可能的，而且可以节省大量时间。事实上，如果您需要以最快的速度制作甘特图，MS Excel 就是您的好朋友。但是，您需要了解一些被视为高级的关键步骤。
以下过程适用于 MS Excel 2018：
将任务以表格形式输入到电子表格中，其中包含以下四列：
任务名称
开始日期
期间
结束日期
突出显示整个表，然后选择 Insert > Table。选择 “2D Stacked K线” 图表类型
通过右键单击并输入最小值和最大值来更改 x 轴刻度。选择值，以便您可以在 Start 和 End Date 条形之间看到 “Duration” 条形图。请注意，Excel 使用的日期值从 1900 年 1 月 1 日的零开始。
反转条形的顺序，使最早的条形位于顶部。通过右键单击垂直 （y） 轴并选择 “Categories in Reverse Order” 来执行此操作。
右键单击任何其他位置以选择格式，例如条形颜色、背景色、字体样式等。
您只需将任务添加到表中即可添加任务。您可以编辑每个任务的日期，甘特图将实时更新。您还可以通过右键单击并格式化来更改颜色、字体、条形大小和其他任何内容。最重要的是，您可以像任何其他 Excel 图表一样调整大小和打印它！
甘特图模板
您可以在 Excel 中下载上述甘特图，并轻松编辑任务名称和日期以根据您的项目进行自定义。说明如下：
下载 Excel 文件
在电子表格中编辑任务名称
通过选择 Insert > Rows （插入行） 来添加任何新任务
更改格式 – 字体、大小、颜色、背景等。
调整甘特图大小并打印甘特图
甘特图的历史
甘特图得名于美国工程师亨利·甘特 （Henry Gantt），他在 1910 年至 1915 年间发布了这些图表。尽管之前几年还有其他记录在案的类似图表实例，但甘特图在那些年里开始流行起来，并被认为是一种革命性的项目管理技术，尤其是在第一次世界大战期间。
第一张甘特图是手绘在纸上的。显然，每次有时间表更改时，都必须绘制一张新图表。
在 1980 年代，计算机的出现允许项目管理软件的快速更改项目进度。Microsoft Project 于 1984 年发布，并迅速在项目经理中流行起来。
在 1990 年代，开发了专业软件，削弱了 MS Project 的主导地位，例如用于建筑行业的 Primavera 和用于采矿业的 MineRP。
互联网时代带来了一套新的在线、基于 Web 的甘特图软件产品，这些产品如今被 IT 行业大量使用。然而，MS Project 和专业软件产品在各自的行业中仍然占据主导地位。
结论
没有甘特图的项目经理就像没有锤子的木匠。任何想要制作成功项目的人都必须熟悉他们最重要的工具，对于项目经理来说，甘特图是甘特图。现在，本文中涵盖的基本原理为您奠定了基础，让您能够比您想象的更高、更进一步、更快地培养您的项目管理技能。