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步步提高
做好凭证后，下一步的工作就是登记账簿了。登记账簿是做会计凭证的后续工作内容，账簿和凭证所记录的经济业务是一样的。但是二者具有的作用还是不同的，通过登记账簿，可以把分散在会计凭证上的大量核算资料，加以集中和归类整理，生成有用的会计信息，从而为编制会计报表、进行会计分析以及审计提供主要依据。可以说账簿起着一个承上启下的作用。
账簿
在一开始的时候，做过几张凭证，我就先让凭证在那里搁置着，知道下一步应该是登记账簿了，不过有点不知从哪里入手。
凡是不会做的，只要时间有富裕，我都会先从书上寻找答案。
“会计账簿简称账簿，是由具有一定格式、相互联系的账页所组成，用来序时、分类地全面记录一个企业、单位经济业务事项的会计簿籍。设置和登记会计账簿，是重要的会计核算基础工作，是连接会计凭证和会计报表的中间环节。”
这个我是明白的，因为在会计核算中，对每一项经济业务，都必须取得和填制会计凭证，所以会计凭证数量很多，又很分散，而且每张凭证只能记载个别经济业务的内容，所提供的资料是零星的，不能全面、连续、系统地反映企业在一定时期内某一类和全部经济业务活动的情况，而且不便于日后查阅。
关于凭证账簿和报表之间的关系，薛姐是这样给我讲的：
“一开始登记记录时，是先根据原始凭证做记账凭证；然后根据记账凭证集中和归类，也就是把经济业务记入账簿中；第三步再根据账簿进行分析归纳，做会计报表。这三个步骤不能跳着来。但是在查找或者核对相关经济事项时，就是相反的顺序：从报表查到账簿，再查到凭证，直到找到最原始的依据为止。”
这样对登记账簿的意义就好理解了，所以说，实际工作中的好处就在于可以对书本上的知识进行进一步理解，把以前在学校死记硬背得来的信息理解消化。这也是为什么工作一段时间后再参加相关考试会比较容易，是因为有一些知识点不需要死记硬背了。
扯得有点远了，还是回到账簿的意义上来。
1.
将会计凭证所记录的经济业务记入有关账簿，可以全面反映会计主体在一定时期内所发生的各项资金运动，储存所需要的各项会计信息。
“也就是说把分录上的信息再进行一遍储存处理，免得有所遗漏。”我边念叨，边加上了自己的理解。
2.
账簿由不同的相互关联的账户所构成，通过账簿记录，一方面可以分门别类地反映各项会计信息，提供一定时期内经济活动的详细情况；另一方面可以通过发生额、余额计算，提供各方面所需要的总括会计信息，反映财务状况及经营成果。
“数字只有进行了分类汇总等处理以后，才能反映情况，零散的数字是不能反映全面情况的。”这样边念边自己在那里解释是我复习考试时的一个法宝。
3.
账簿记录是会计凭证信息的进一步整理，像前面提到那几种不能用试算平衡检查出来的错误，就需要一笔笔地在账证之间进行核对。
4.
为了反映一定日期的财务状况及一定时期的经营成果，应定期进行结账工作，进行有关账簿之间的核对，计算出本期发生额和余额，据以编制会计报表，向有关各方提供所需要的会计信息。
这部分的内容对于手头上的工作好像起不到多大的作用，不过经过这样的一串，对于以后复习准备职称考试还是很有帮助的。
薛姐没有理睬我的磨磨叨叨，可能也看我有些好笑。
终于我拿出了自己的账本——现金日记账和银行存款日记账。
现金日记账的格式如图10-1所示。
银行存款日记账格式如图10-2所示。
我又在套书上的分类：“这两本账是序时账簿，是按照经济业务发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿。”
薛姐实在忍不住了：“还需要这样套书本啊？你那本账是订本账！”
“对呀，按用途分的时候就是序时账，按外形分的时候是订本账。如果是按账页的格式分，它又是三栏账。”我还在一本正经地拿着书本知识往上套。
这种分类啦、意义啦在实际工作中的作用实在是太小了，薛姐说：“你要准备参加职称考试我就不说什么了，如果不是，就别研究这个了，实在没有多大用！”
相关链接——账簿的分类与组成
虽然薛姐不是太赞同，我还是用最快的速度把这些内容都浏览了一下，当时把知识回想一下就能省得以后再花力气去理解记忆了，我还想着以后能考个中级职称呢。
账簿按照不同的分类方式由多种分类组成。
1.
（1）序时账簿
序时账簿又称日记账，序时账簿是会计部门按照收到会计凭证号码的先后顺序进行登记的。在会计工作发展的早期，就要求必须将每天发生的经济业务逐日登记，以便记录当天业务发生的金额。因而习惯地称序时账簿为日记账。序时账簿按其记录内容的不同，又分为普通日记账和特种日记账两种。普通日记账是将企业每天发生的所有经济业务，不论其性质如何，按其先后顺序，编成会计分录记入账簿；特种日记账是按经济业务性质单独设置的账簿，它只把特定项目按经济业务顺序记入账簿，反映其详细情况，如库存现金日记账和银行存款日记账。特种日记账的设置，应根据业务特点和管理需要而定，特别是那些发生烦琐、需严加控制的项目，应予以设置。
（2）分类账簿
对全部经济业务事项按照会计要素的具体类别而设置的分类账户进行登记的账簿称为分类账簿。分类账簿按其提供核算指标的详细程度不同，又分为总分类账和明细分类账。
总分类账，简称总账，是根据总分类科目开设的账户，用来登记全部经济业务，进行总分类核算，提供总括核算资料的分类账簿。
明细分类账，简称明细账，是根据明细分类科目开设的账户，用来登记某一类经济业务，进行明细分类核算，提供明细核算资料的分类账簿。
（3）备查账簿
备查账簿又称辅助账簿，是对某些在序时账簿和分类账簿等主要账簿中都不予登记或登记不够详细的经济业务事项进行补充登记时使用的账簿。它可以对某些经济业务的内容提供必要的参考资料。备查账簿的设置应视实际需要而定，并非一定要设置，而且没有固定格式。如设置租入固定资产登记簿、代销商品登记簿等。
2.
（1）两栏式账簿
只有借方和贷方两个基本金额的账簿（各种收入、费用类账户）。
（2）三栏式账簿
设有借方、贷方和余额3个基本栏目的账簿（日记账、总分类账、资本、债权、债务明细账）。
（3）多栏式账簿
在账簿的两个基本栏目及借方和贷方按需要分设若干专栏的账簿（收入、费用明细账）。
（4）数量金额式账簿
借方、贷方和金额3个栏目内都分设数量、单价和金额3小栏，借以反映财产物资的实物数量和价值量（原材料、库存商品、产成品等明细账）。
（5）横线登记式账簿
在同一张账页的同一行，记录某一项经济业务从发生到结束的相关内容。
3.
（1）订本账
订本式账簿，简称订本账，是在启用前将编有顺序页码的一定数量账页装订成册的账簿。这种账簿，一般适用于重要的和具有统驭性的总分类账、现金日记账和银行存款日记账。
优点：可以避免账页散失，防止账页被抽换，比较安全。
缺点：同一账簿在同一时间只能由一人登记，这样不便于会计人员分工协作记账，也不便于计算机打印记账。
特种日记账，如库存现金日记账和银行存款日记账，以及总分类账必须采用订本账形式。
（2）活页账
活页式账簿，简称活页账，是将一定数量的账页置于活页夹内，可根据记账内容的变化而随时增加或减少部分账页的账簿。活页账一般适用于明细分类账。
优点：可以根据实际需要增添账页，不会浪费账页，使用灵活，并且便于同时分工记账。
缺点：账页容易散失和被抽换。
各种明细分类账可采用活页账形式。
（3）卡片账
卡片式账簿，简称卡片账，是将一定数量的卡片式账页存放于专设的卡片箱中，账页可以根据需要随时增添的账簿。卡片账一般适用于低值易耗品、固定资产等的明细核算。
在我国一般只对固定资产明细账采用卡片账形式。
拿到账簿后，我翻开看了看里面的格式和内容，然后向薛姐提出要求：“薛姐，我能看看您登记的账本和我的这两本有什么区别吗？”
薛姐看我这么好学，就拿了几本账本给我看了看，并对我说：“各种账簿的形式和格式多种多样，但组成内容是差不多的。
● 封面：主要标明账簿的名称，如总分类账簿、现金日记账、银行存款日记账。
● 扉页：标明会计账簿的使用信息，如科目索引、账簿启用和经管人员一览表等。
● 账页：账簿中用来记录经济业务事项的载体，其格式根据经济业务内容的不同而有所不同。但其内容应当包括：账户的名称以及科目、二级或明细科目；登记账簿的日期栏；记账凭证的种类和号数栏；摘要栏，所记录经济业务内容的简要说明；金额栏，记录经济业务的增减变动和余额；总页次和分户页次栏。”
登记要求
认识了账簿后，最重要的工作就是要知道记账规则，才能按照这个规则来正确地登记账簿。
首先毫无疑问的是登记账簿需要依据审核正确的记账凭证，平常所说的“记账”，就是要把会计凭证中的内容登记到账簿中去。
我拿着那几张凭证，就要开始记账了，这时薛姐又来提醒我了：“不要盲目地记，先看看以前的账是怎么记的，借鉴一下。”
“不是把方向记准了就可以了吗？”我对这条记得比较清楚。
“登记账簿是有着自己的规范要求的。不是那么简单。登记账簿的基本要求是：内容准确完整、登记账簿要及时、注明记账符号、书写留空、正常记账使用蓝黑墨水、特殊记账使用红墨水、顺序连续登记、结出余额、过次承前、定期打印。不多不少，正好十条！”
看到我像是被这么多的条款给说愣了，薛姐干脆给我逐条地讲解起来：
为了保证账簿记录、成本计算和会计报表不出现差错，账簿必须根据审核无误的记账凭证进行登记。
1.
这条可以说是一个最基本的要求了，如果不准确、不完整就会给以后的对账或是经济业务的查找设置障碍。登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额等逐项登记入账，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。
负责登记账簿的会计人员，在登记账簿前，应对已经由专门复核人员审查过的记账凭证再复核一遍。对于每一项会计事项，要在总账和明细账之间进行平行登记。账簿记录中的日期，应该填写记账凭证上的日期。
2.
登记账簿的间隔时间总的来说是越短越好。一般情况下，
3.
登记完毕后，要在记账凭证上盖上自己的人名章，并用“√”表示已经记账，以免发生重记或漏记。
4.
账簿中书写的文字和数字一般应占格距的1/2。这样，一旦发生登记错误时，能比较容易地进行更正。而且这样做也方便查账工作，要是写得满坑满谷的看数字时也容易弄错（这个要求在以前写支票时就被提到过，而现在薛姐又重申了一遍）。
5.
这个是一般财务人员都知道的，红笔是用来冲账的。
6.
与第5条对应，也就是说在冲账或者是写负数时用红笔，正常书写用黑色、蓝色墨水。
7.
登记各种账簿时应按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或者注明“此行空白”“此页空白”字样，并由记账人员签名或者盖章。薛姐说，这条可记住了，不然别人给你随便加上一条金额，你就吃不了兜着走了。
8.
凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”等字样。没有余额的账户，应当在“借或贷”等栏内写“平”字，并在余额栏内用“0”表示。现金日记账和银行存款日记账是必须逐日结出余额的。
9.
每一页账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样。
10.
这条对我们来说还不是特别重要，因为我们公司至今还是手工记账。
说完后，薛姐还强调了一下：“这可不是我自己在这里说的，这都是有据可查的，你也可以在书上查查相关的内容。”
薛姐给我讲的这都是一个全面的规定，书上也是照着普遍性原则来讲的，别的账簿我还没有涉及，还得先落到出纳的日记账上来。
看出了我的想法，薛姐笑了笑，说：“你不是想全面了解以便以后考职称的时候理解更深嘛，所以就先把全面的给你讲了讲，具体到日记账上，登记的要求也是从这基本要求中演化出来的。”
我在心里默默复习了一下这些条款，一下子全记下来是不大可能了，先捡用得着的来吧，这就准备按这个进行记账了，不过第一次的工作总会有些紧张，我千小心万小心还是写错了一笔，这可是订本账，不能说写错了就撕掉重来一张，我呆在那里不知如何是好了。
薛姐一开始看我写得挺带劲儿，就干自己的活儿去了。结果听我没动静了，还直吸气，就知道我又碰到问题了，过来看了看，说：“那就划掉重新写一下吧，不是说了只能占1/2格儿吗？就为你预备着呢。”她还拿我开玩笑。
我拿起笔来就要划线，薛姐又及时叫停：“得用红笔，而且得全部划掉重写。”
差点又出错！我找到红笔，用尺子比着认真地划了一条红线，又在上面写上了正确的数字，这才算是改好了。
写好这笔后，薛姐又给我讲了会计账簿错弊更正的几种方法。
相关链接——具体登记方法与更正
账簿的登记有着自身特殊的要求，而且根据账簿种类的不同，具体的细节要求也是不一样的。虽然登记账簿要求认真仔细，但也难免会发生错误，这个时候对错账的更正也需要遵循规定，不能再错上加错。
各种账簿的具体登记要求
1.
出纳日记账是一种特殊的明细账。设置现金日记账和银行存款日记账，是为了加强现金和银行存款的管理和核算，以便逐日核算和监督现金与银行存款的收入、付出和结存情况。
现金日记账和银行存款日记账的账页一般采用三栏式，即借方、贷方和余额，分别反映现金或银行存款和收入、付出与结存情况，并在“摘要”栏后面设置“对方科目”栏。
说到这里，薛姐特意强调了一下：现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿。不得用银行对账单或者其他方法代替日记账。
现金日记账由出纳人员根据审核的现金收款凭证和现金付款凭证，逐日逐笔顺序登记。只有从银行提取现金的现金收入数额应根据有关的银行存款付款凭证登记。每天下班前，应计算、登记当日现金收入合计数、现金支出合计数，以及账面余额数，并将现金日记账的账面余额与库存现金实有数核对，检查每日现金收入、付出和结存情况。
银行存款日记账是用来核算和监督银行存款每日的收入、支出和结余情况的账簿。银行存款日记账应按企业在银行开立的账户和币种分别设置，每个银行账户设置一本日记账。
银行存款日记账也是由出纳员根据审核后的有关银行存款收、付款凭证，逐日逐笔顺序登记的。
对这些都强调过了之后，薛姐说：“如果你想把其他账簿的登记要求也弄明白的话，也省得以后再返工重新给你讲，先都简单地给你讲讲，能记下多少是多少吧。”
2.
总分类账是按照总分类账户分类登记以提供总括会计信息的账簿。因为总分类账提供的是总括的信息，就对记录于会计凭证上的摘要等要求不是很严格了，可以根据自己企业的情况确定。
总分类账的登记方法有两种：既可以根据记账凭证逐笔登记，也可以根据经过汇总的科目汇总表或汇总记账凭证等登记。我们公司是根据科目汇总表进行总账登记的。
总分类账最常用的格式为三栏式，设置借方、贷方和余额3个基本金额栏目。如图10-3所示。
3.
明细分类账是根据二级账户或明细账户开设账页，分类、连续地登记经济业务以提供明细核算资料的账簿，明细分类账的格式比较多，有三栏式、多栏式、数量金额式和横线登记式等多种，依据不同的科目可以选择不同的格式。
费用明细分类账一般采用多栏式，由两个账页拼接而成。如图10-4、图10-5所示。
不同类型经济业务的明细分类账可根据管理需要，依据记账凭证、原始凭证或汇总原始凭证逐日逐笔或定期汇总登记。固定资产、债权、债务等明细账应逐日逐笔登记；库存商品、原材料、产成品收发明细账以及收入、费用明细账可以逐笔登记，也可定期汇总登记。
错账更正法
账簿记录应做到整洁，记账应力求正确，如果账簿记录发生错误，应按规定的方法进行更正。更正错账的方法有：划线更正法、红字更正法、补充登记法。
1.
在结账以前，如果发现账簿记录有错误，而记账凭证没有错误，仅属于记账时文字或数字上的笔误，应采用划线更正法。更正的方法是：先将错误的文字或数字用一条红色横线划去，表示注销；再在划线的上方用蓝色字迹写上正确的文字或数字，并在划线处加盖更正人图章，以明确责任。但要注意划掉错误数字时，应将整笔数字划掉，不能只划掉其中一个或几个写错的数字，并保持被划去的字迹仍可清晰辨认。
如有一次我在记账时对错了位数，错把2 567.3写成了25 673，会计凭证上没有错误，只是在登记入账时的笔误。这时就可以使用划线更正法。
更正后如图10-6所示。
2.
红字更正法是指由于记账凭证错误而使账簿记录发生错误，而用红字冲销原记账凭证，以更正账簿记录的一种方法。红字更正法适用于以下两种情况：
（1）记账以后，如果发现账簿记录的错误，是因记账凭证中的应借、应贷会计科目或记账方向有错误而引起的，应用红字更正法进行更正。更正的方法是：先用红字填写一张会计科目与原错误记账凭证金额完全相同的记账凭证，在“摘要”栏中写明“冲销错账”以及错误凭证的号数和日期，并据以用红字登记入账，以冲销原来错误的账簿记录；再用蓝字或黑字填写一张正确的记账凭证，在“摘要”栏中写明“更正错账”以及冲账凭证的号数和日期，并据以用蓝字或黑字登记入账。
例如：将一笔“管理费用”误记为“销售费用”，会计分录如下。
会计凭证如图10-7所示。
发现错误后，要用红字原样冲回（本例用负数表示，实际中要用红笔书写）。
会计凭证如图10-8所示。
再做一笔正常分录。
会计凭证如图10-9所示。
（2）记账以后，如果发现记账凭证和账簿记录的金额有错误（所记金额大于应记的正确金额），而应借、应贷的会计科目没有错误，应用红字更正法进行更正。更正的方法是：将多记的金额用红字填制一张记账凭证，而应借、应贷会计科目与原错误记账凭证相同，在“摘要”栏写明“冲销多记金额”以及原错误记账凭证的号数和日期，并据以登记入账，以冲销多记的金额。
例如：在做一笔进货时，误将票面金额5 000记为6 000，登记账簿后才发现错误。
原分录如下。
会计凭证如图10-10所示。
改正时需要将多计的1 000元做红字冲回。
会计凭证如图10-11所示（负数表示红字书写）。
3.
记账以后，如果发现记账凭证和账簿记录的金额有错误（所记金额小于应记的正确金额），而应借、应贷的会计科目没有错误，应用补充登记法进行更正。更正的方法是：将少记的金额用蓝字或黑字填制一张应借、应贷会计科目与原错误记账凭证相同的记账凭证，在“摘要”栏中写明“补充少记金额”以及原错误记账凭证的号数和日期，并据以登记入账，以补充登记少记金额。
例如：在做一笔进货时，误将票面金额5 000元记为2 000元，登记账簿后才发现错误。
原分录如下。
会计凭证如图10-12所示。
改正时需要将少计的3 000做补充登记。
会计凭证如图10-13所示。
账簿的更换启用保管
既然讲到账簿的知识，薛姐此时谈兴正浓，就捎带把和账簿相关的其他知识也一并给我讲了讲，小小的账簿，规定还是很多的。
会计账簿的更换
会计账簿的更换是指在会计年度终了，将上年旧账更换为次年新账。
更换新账的程序是：年度终了，在本年有余额的账户“摘要”栏内注明“结转下年”字样。在更换新账时，注明各账户的年份，在第一行“日期”栏内写明1月1日；“记账凭证”栏空置不填；将各账户的年末余额直接抄入新账余额栏内，并注明余额的借贷方向。过入新账的有关账簿余额的转让事项，不需要编制记账凭证。
在新的会计年度建账，并不是所有的账簿都更换为新的。一般来说，现金日记账、银行存款日记账、总分类账、大多数明细分类账应每年更换一次。但是有些财产物资明细账和债权债务明细账，由于材料品种、规格和往来单位较多，更换新账，重抄一遍，工作量较大，因此，可以跨年度使用，不必每年更换一次。第二年使用时，可直接在上年终了的双线下面记账。各种备查簿也可以连续使用。
应该说这些都是不难理解的，明年要是换账本时我就可以直接按此操作了。说到启用新的账簿，这马上就到年底了，明年就会涉及新账簿的启用，今年我是在半截儿接的账，明年要启用的账簿经管人员可就是我了。
会计账簿的启用
启用会计账簿时，应当在账簿的有关位置记录如下相关信息。
1.
订本账不需要另设封面，各种活页账都应设置封面和封底，要求一一登记单位名称、账簿名称和所属会计年度。这个我看到过薛姐登记的账簿，那种账簿的封皮是通用的，只要自行写好账簿的名称就可以了，不像现金日记账和银行存款日记账，封皮都是印好的。
2.
在启用新会计账簿时，要求首先填写扉页上印制的“账簿启用及交接表”中的启用说明，其中记载了关于该账簿的相关信息，包括单位名称、账簿名称、账簿编号、起止日期、单位负责人、主管会计、审计人员和记账人员等项目，并加盖单位公章。在会计人员发生变更时，应办理交接手续并填写“账簿启用及交接表”中的交接说明。这个自是不必多说，我在和小王交接时还填过交接表呢。如图10-14所示。
3.
总账应按照会计科目的编号顺序填写科目名称及启用页码，这样在进行相关的查找时可以很快地定位科目页码。
在启用活页式明细分类账时，应按照所属会计科目填写科目名称和页码，在年度结账后，撤去空白账页，填写使用页码。所以，在正常使用的时期，活页式明细分类账的页码是不确定的，所以用以区别定位的就是各式的口曲纸。
总账的账户目录如表10-1所示。
4.
印花税票应粘贴在账簿的右上角，并且需要进行划线注销。印花税票就是和邮票一样的东西，我看到每个账簿的封面都贴着，还在上面用两条红色横线表示划线注销。
账簿的保管
会计账簿是重要的经济资料，必须建立管理制度，妥善保管。账簿管理分为平时管理和归档保管两部分。
1.
各种账簿要分工明确，指定专人管理，账簿经管人员既要负责记账、对账、结账等工作，又要负责保证账簿安全。会计账簿未经领导和会计负责人或者有关人员批准，非经管人员不能随意翻阅查看会计账簿。会计账簿除需要与外单位核对外，一般不能携带外出，对携带外出的账簿，一般应由经管人员或会计主管人指定专人负责。会计账簿不能随意交予其他人员管理，以保证账簿安全和防止任意涂改账簿等问题发生。
2.
年度终了更换并启用新账后，对更换下来的旧账要整理装订，造册归档。归档前旧账的整理工作包括：检查和补齐应办的手续，如改错盖章、注销空行及空页、结转余额等。活页账应撤出未使用的空白账页，再装订成册，并注明各账页号数。
各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。基本要求是：
账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。
活页账簿装订具体要求：
● 保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质地较好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。活页账一般按账户分类装订成册，一个账户装订成一册或数册；某些账户账页较少，也可以合并装订成一册。
● 多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。
● 在本账的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章。
账簿装订后的其他要求：
● 会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。
● 会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。
● 封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账。
● 会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。
旧账装订完毕应编制目录和编写移交清单，然后按期移交档案部门保管。各种账簿同会计凭证和会计报表一样，都是重要的经济档案，必须按照制度统一规定的保存年限妥善保管，不得丢失和任意销毁。根据《会计档案管理办法》的规定，总分类账、明细分类账、辅助账、日记账均应保存30年。涉外和对私改造账簿应永久保存。保管期满后，应按照规定的审批程序报经批准后才能销毁。这些相关的保管和销毁的规定也基本都和记账凭证的相关规定一致。
到月底，要结账了
每到月底，财务部就非常忙碌。除了正常的业务不能耽误外，会计特有的月底业务就都集中在那几天。有一些大企业的财务部总是在月底的时候不接收处理新的业务，我们公司可做不到这一点，财务部的辅助职能在我们这里得到很好的体现，所以到月底时加班加点成了我们工作的常态。
对账
眼看就到月底了，薛姐叮嘱我：“经常对着点账啊，省得都堆到最后几天忙不过来。”
“对账？是我告诉您现金和银行存款的余额吧？现在现金有……”我对对账的理解就是对我们所管的账本中账面数字的核对。
“不是跟我说这两个数字就行的。对账就是指在本期内对账簿记录进行核对。这样才能保证各种账簿记录的完整和正确，为编制会计报表提供真实可靠的数据资料。”薛姐对我的反应太快有时也是无语，快不到点儿上啊，“对账包括账证核对、账账核对、账实核对。你刚才给我报数，也只是你的现金和银行存款日记账与总账之间数字的核对，只是账账核对的一小部分。”
“账证核对、账账核对、账实核对？”还真复杂。
1.
账证核对是指各种账簿的记录与有关会计凭证进行核对。
2.
账账核对是指各种账簿之间的有关数字进行核对。主要包括：
（1）总分类账各账户本月借、贷方发生额合计数是否相等；期末借、贷方余额合计数是否相等，以检查总分类账户的登记是否正确；
（2）各明细分类账的本期借、贷方发生额合计数及期末余额合计数应该与总分类账分别核对相符，以检查各明细分类账的登记是否正确；
（3）现金日记账和银行存款日记账的本期借、贷方发生额合计数及期末余额合计数与总分类账应该分别核对相符，以检查日记账的登记是否正确；
（4）会计部门有关财产物资的明细分类账结存数，应该与财产物资保管或使用部门的有关保管账的账存数核对相符，以检查双方记录是否正确。
3.
账实核对是指各种财产物资的账面余额与实存数额相核对。具体内容包括：
（1）现金日记账账面余额与实地盘点的库存现金实有数相核对；
（2）银行存款日记账账面余额与开户银行账目（银行对账单）相核对；
（3）各种财产物资明细分类账账面余额与其清查盘点后的实存数相核对；
（4）各种应收、应付款明细分类账账面余额与有关债务、债权单位的账目相核对。
“那么我们先从账证核对开始？”我说干就干，准备去拿凭证。
“这点倒是不用再抱着凭证重新与账对一遍，我们的明细账和总账是分着记的，只要不会在登记时那么巧犯同样的错误，账证是否相符是可以通过会计的恒等式检验出来的。”薛姐示意我干活要有技巧。
“怎么检验出来的？”我怎么不知道？
“是这样，我们平常所做的每本凭证的前面都会附一张科目汇总表，到月底时把所有凭证的科目汇总表加总起来，再与账簿上的发生数进行比较，能对得上就说明账证是符合的。”
“那账账核对时，有余额的账户核对余额就可以了吧，没有余额的怎么办？”
“借贷方的合计数啊，就是对账户的发生额进行核对，不过，没有余额的账户一般也是因为在月末才转出去，平常还是有余额的，可以先核对了余额数后再做结转，这样比较保险，省得结账都记好了，又得返工重做。”
那就剩下账实核对了。
账实核对中的应收应付款的核对我们基本上经常在进行，薛姐说就没有必要在月底的时候再添乱了，固定资产也刚刚进行过一次大的盘点，那么实物就是现金和银行存款了，这两部分都与我相关，需要用到一些学过的表格了。
账证相符——科目汇总表
账证核对是指各种账簿（包括总账、明细账以及现金日记账、银行存款日记账）的记录与有关的记账凭证和原始凭证进行核对，要求做到账证相符。
在薛姐刚说到这个名词的时候，我的第一反应就是还得再拿着凭证一张一张地核对一遍，我准备去拿凭证再次进行核对时，被薛姐制止了：“不用从头一张张地核对了。”
我有些迷糊，“账证核对，账证核对，不就是得账簿和凭证进行核对吗？”
“对，这没什么问题。会计凭证是登记账簿的依据，账证核对主要检查登账中的错误。核对时，将凭证和账簿的记录内容、数量、金额和账户等相互对比，保证二者相符。”
“账证核对也要求按照业务发生后的顺序一笔一笔进行，检查项目主要是：核对凭证的编号；检查记账凭证与原始凭证看两者是否完全相符；查对账证金额与方向的一致性。如果在检查中发现差错，要立即按照规定方法更正，以确保账证完全一致。”
“那不还是得一笔笔地对吗？”我越听越摸不着头脑了。
“账证核对在日常记账过程中就应进行，以便及时发现错账进行更正。这是保证账账相符、账实相符的基础。所以，这种一笔笔地核对的过程已经在平时就做过了。”薛姐说。
原来我这是马后炮了。
“我们平时凭证要装订以前，不是要求把科目汇总表也装订到里面吗？在做科目汇总表时也对所有凭证的借贷方发生数进行了平衡验证，这也是一个核对的过程啊。”
“也就是说做科目汇总表的过程已经是一个账证核对的过程了？”
“是的，账证核对要求将账簿记录与会计凭证相互核对，采用科目汇总表记账程序的单位查总账与会计科目汇总表、会计科目汇总表与记账凭证、明细账与记账凭证是否相符。采用记账凭证记账程序的单位查会计账簿记录与记账凭证的时间、字号、摘要、金额、记账方向是否相符。”
“两种记账程序？”我又听到了新的名词，而且这两个词儿听着就很拗口。
“‘记账凭证记账程序’就是直接依据记账凭证来登记总账的程序，这个从字面也比较好理解吧？”薛姐先从简单的入手。
我点了点头。
“科目汇总表账务处理程序也叫作‘记账凭证汇总表账务处理程序’，是根据记账凭证定期汇总编制科目汇总表，并据以登记总分类账的一种账务处理程序。”
“就是说在会计凭证和登记总分类账之间加了一道手续？那还能说总分类账和明细账之间是平行登记吗？”我可是记得规则是要求账证之间、总账与明细账之间平行登记的。
“不影响的。具体处理程序是这样的：
（1）依据原始凭证或原始凭证汇总表填制记账凭证（包括收款凭证、付款凭证、转账凭证）；
（2）依据收款凭证、付款凭证逐笔登记现金日记账、银行存款日记账；
（3）依据原始凭证、原始凭证汇总表或记账凭证逐笔登记各种明细账；
（4）依据记账凭证定期编制科目汇总表；
（5）依据科目汇总表登记总分类账；
（6）月末，将现金日记账、银行存款日记账余额以及各种明细分类账户的余额合计数，分别与总分类账户中有关账户的余额进行核对；
（7）月末，根据总分类账户和有关明细分类账户的余额编制会计报表。”
“那我们公司采取的是不是这种记账形式？”我这么猜测是有理由的，薛姐不会无缘无故进行这么大篇幅的讲解。
果然不出所料，薛姐说：“是的，因为这种形式的优点比较明显。
其一，由于依据定期编制的科目汇总表登记总分类账，而节省了依据每张记账凭证逐笔登记总分类账的时间，于是大大减少了登记总分类账的工作量；
其二，由于科目汇总表分别借贷合计一定期间各会计科目的借方发生额和贷方发生额，于是起到对一定时期经济业务会计处理发生额的试算平衡作用，以保证账簿记录的正确性。”
“那样在往回查账的时候就不能直接从总账里查了吧，是不是得找明细账啊。”我记得前面提到过账簿是凭证和报表之间的桥梁，这样的话这个桥梁还得再加上科目汇总表了。
薛姐这次对我的反应敏捷表示了赞赏：“对，这也就是科目汇总表核算形式的不足之处：在科目汇总表以及总分类账中，不能反映科目及账户之间的对应关系，不便于对经济活动进行检查和分析，不便于查对账目。
科目汇总表是科目汇总表核算形式下总分类账登记的依据。”
在装订凭证时，我已经见过了科目汇总表，不过这个汇总表当时是薛姐做的，所以我不太清楚具体的制表过程。表11-1所示为科目汇总表。
看到我的迷惑，薛姐说：“那就‘吃馒头从种麦子讲起’吧。”
呵呵，这是薛姐的口头禅，这是要给我从头讲解了。
“科目汇总表也叫‘记账凭证汇总表’。根据一定时期内的全部记账凭证，按相同的会计科目进行归类编制，并定期汇总（如5天、10天、15天或1个月），汇总出每一会计科目的借方本期发生额和贷方本期发生额，填写在科目汇总表的相关栏内，来反映全部会计科目在一定期间的借方发生额和贷方发生额。
依据借贷记账法的基本原理，科目汇总表中各个会计科目的借方发生额合计与贷方发生额合计应该相等，也就是说，科目汇总表具有试算平衡的作用。”
“这个定期的期限是怎么规定的？”我提出了自己的疑问。
“科目汇总表编制的时间，一般应根据经济业务量的多少而定，可选择3天、5天、10天、15天或1个月。”
“我们公司的科目汇总表不是跟着要装订的凭证走的吗？一本凭证上附一张科目汇总表。”我还记得在凭证装订时的要求。
科目汇总表按汇总方式的不同可分为两种：
● 全部汇总。是将一定时期（10天、半个月或1个月）的全部记账凭证汇总到一张科目汇总表内的汇总方式。
● 分类汇总。是将一定时期（10天、半个月或1个月）的全部记账凭证分别按库存现金、银行存款收付款的记账凭证和转账凭证进行汇总。
“那我们公司用的是第二种方式。”我说，这样就能符合时间的要求了。讲了这些相关内容后，终于要进行编制的讲解了。
薛姐说：“科目汇总表的编制是科目汇总表核算程序的一项重要工作，编制过程和方法是这样的——
首先，将会计科目填制在‘会计科目’栏。为了便于登记总分类账，排列顺序应与总分类账上会计科目的顺序一致。
其次，根据记账凭证，按会计科目分别加总借方发生额和贷方发生额，然后填在相应会计科目行的‘借方金额’和‘贷方金额’栏。
最后，将汇总完毕的所有会计科目的借方发生额和贷方发生额合计，进行发生额的总的试算平衡。”
“这个表里填的是一个合计数，那是不是需要先找张纸记录每笔的数字再进行合计计算啊。”具体的操作方法也是需要弄清的。
“在实际工作中，编制科目汇总表时，可以设置‘科目汇总表工作底稿’，先将本期记账凭证中各总账科目的借方和贷方发生额在‘科目汇总表工作底稿’中记录、汇总，期末将‘科目汇总表工作底稿’中各总账科目的借方、贷方发生额合计数分别抄在科目汇总表相应总账科目的‘借方’和‘贷方’栏内，从而提高编制科目汇总表的及时性。”
“科目汇总表工作底稿？”
“我们公司是手工记账，可以采用T字账户，登记记账凭证，计算出每个账户的借、贷方发生额，然后登记在科目汇总表上，借贷双方平衡就行了。”薛姐说。
“T”字账户？这是学过的，那就没问题了。
现金账实相符——现金的盘点
现金和银行存款的账实相符的核对工作，不一定要集中在月底，涉及钱的事情，平时就在持续进行。对于现金的盘点，还是会用到前面所提的现金盘点表。其实这个表在平常也经常用到，每天的现金盘点也会用到。我把这个表格用Excel做到了电脑中，设置了相关的公式，这样就不用手算了，每次只要输入每个面额的张数，就能自动计算出现金的实存数，很方便。现金盘点表格式如表11-2所示。
对于现金的实物与账面数的核对不是月底才需要做的事情，作为出纳，天天与现金打交道，就怕现金出错，现金一定要每天点一遍的，现金的账实相符应该是最好做到的。
银行存款账实相符——银行存款余额调节表