数字的专用化装包——员工工号的自动生成技巧
小琪带着自已一上午的劳动成果来到了顾城办公室，“顾总，这是我整理的人员档案。”
“一上午就录了这么几个人？”顾城剑眉一挑，问道
“嗯，主要是人员信息太多，……而且我还是菜鸟。”小琪的声音越来越小。
“算了，我上辈子一定是欠你的，小时候帮你写作业，现在还要帮你完成工作。你过来，我教你怎么才能快速的把人员信息录入到这个表格中。”
“先看‘工号’，公司对员工的工号有什么要求吗？”
“要求以GH开头，后面是5位数字。”
“这个要求你可以这样设置。”顾城说着开始操作。
首先，选中“工号”所在的A列，然后右键点击，在弹出的快捷菜单中，选择“设置单元格格式”。图3-3在“设置单元格格式”菜单中，具体操作步骤为（如图 33所示）：
Step1：点击“数字”选项卡。
Step2：在“分类”中选择“自定义”。
Step3：在“类型”输入框中录入：”GH”00000。
Step4：点击“确定”。
设置完成后，当再次录入工号时，如果员工工号为“GH00001”，则只需要录入数字1，其它的都不需要录入，就会自动显示为“GH00001”的样子，如图 34所示。
图3-4“顾总，这个方法好神奇，是怎么实现的呢？”
“这叫‘自定义数字格式’，由于工号都是以字线GH开头，所以完全没有必要重复录入，只需要通过刚才的设置就可以实现当我们在‘工号’这一列录入数字的时候，EXCEL会自动将数字添加‘GH’这两个字母做为开头。”
“这个功能还有很多作用，就像化装包一样，可以把同一个数字通过高超的化装技术变成你需要的样子。你以后的工作中一定会经常用到。”
轻松点击录入常用数据——部门、岗位，职级，学历等数据的快速录入
“接下来，咱们再看看性别、部门、岗位这一类数据的录入。”
“顾总，这几个数据怎么会是一类呢？他们看起来毫无关系啊！”
“这几组数据在内容上确实毫无关系，但它们有一个共同的特点：数据内容都是固定的，只需要在固定的内容中选择一个正确的项目就可以了。”
“噢，顾总，你这一说，还真是这个样子。”
“所以这一类数据应该这么录入。”
“首先，要建立一个参数表，以存放这些固定的内容。”说着，顾城在小琪的人员档案常用信息表中，圈出了几个字段，“你先回去把这几个字段在咱们公司中对应的内容整理到参数表中，整理好后，再来找我。”
“好！”
小琪带着自已的小U盘，回到自已的电脑旁，开始整理参数表，很快就把数据整理好，形成了这样一份表格（如图 35所示）：图3-5整理完后，小琪又来到了顾城的办公室：“顾总，我整理好了！”
“拿来！”一边说，顾城手里飞快地操作着电脑。不一会儿，顾城停下忙碌，对小琪说，“这一类数据可以用‘数据验证’来实现快速点击录入！你来看！”（如图 36所示）图3-6Step1：选中C2单元格。
Step2：点击“数据”选项卡。
Step3：点击“数据验证”右方的下拉箭头。
Step4：点击“数据验证”按钮。图3-7在弹出的“数据验证”对话框中（如图 37所示）：
Step1：点击“设置”选项卡。
Step2：在“允许”对话框，点击“任何值”右侧的下拉箭头。
Step3：在弹出的选项中，选择“序列”。
Step4：点击“确定”按钮。
图3-8设置完“允许”对话框后（如图 38所示），
Step1：点击“来源”对话框。
Step2：点击制作好的“参数表”。
Step3：选择部门列表中的数据，即A2至A12单元格。此时，来源对话框中会自动出现公式：=参数表!$A$2:$A$12。
Step4：点击“确定”按钮。图3-9此时，“部门”下方的C2单元格会出现一个下拉箭头，点击下拉箭头，可以看到所有的部门列表。（如图 39所示）
在需要录入部门数据时，只需要通过点击下拉箭头，选择合适的部门就可以了。
“小琪，看明白了吗？”
“明白了！”
“那其它的像岗位，职级之类的数据，你也按这样的方法进行设置就可以了。去吧！”说完，顾城又开始忙自已的工作了。
小琪按顾城讲的方法，将其它的信息也用——数据验证的方法录入到了人员档案常用信息表中。（如图 310所示）图3-10城哥说：
使用数据验证的方法来实现固定信息的点击录入，不仅可以提高工作效率，而且提高了数据录入的准确性和一致性。
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